Kontakter og betalere

"Kontakter og betalere"-appen gir deg muligheten til å opprette kontakter og andre betalere i systemet.

En annen betaler kan være alt fra en forelder, søsken, slektninger til et forsikringsselskap osv., og det gir dem muligheten til å betale på vegne av klienten. For å aktivere det, gå til "Apps" på kontoen din og klikk på "Aktiver" ved siden av "Kontakter og betalere". Det koster 39 kr. per måned å aktivere. Denne hjelpesiden vil med tekst og videoguide nederst på siden hjelpe deg godt i gang med å bruke appen.

Hvis du har aktivert appen og går til "Innstillinger" -> "Kontakter og betalere", vil du se følgende side:

I eksempelet ovenfor har vi allerede opprettet noen eksempler på kontakter og betalere. Hvis vi klikker på + Opprett kontakt, vil vi bli spurt om hvilken type kontakt vi ønsker å opprette: en person, et firma, en tjeneste eller en avdeling.

Hvis vi velger å opprette en bedrift, vil vi da få vist en rekke felt som kan fylles ut.

Disse feltene vil da bli knyttet til kontakten. Relevante felt vil automatisk bli utfylt dersom kontakten for eksempel blir lagt til som betaler på en faktura for en klient. Dette vil bli nærmere beskrevet i de følgende avsnittene.

Disse feltene vil da bli knyttet til kontakten. Relevante felt vil bli automatisk fylt ut hvis kontakten for eksempel er knyttet til å betale en faktura for en klient. Dette vil bli nærmere beskrevet i de følgende avsnittene.

Hvis en eller flere klienter ofte får behandlingene sine helt eller delvis betalt av et forsikringsselskap, kan det være lurt å opprette forsikringsselskapet som en kontakt. Som vist i skjermbildet ovenfor, vil det være mulighet for å fylle ut all relevant informasjon om forsikringsselskapet. Hvis du for eksempel fyller ut feltet for EAN-nummer, vil dette feltet automatisk fylles ut hvis du velger å sende en faktura til akkurat dette forsikringsselskapet.

Når du har opprettet forsikringsselskapet, kan du gå inn på klientprofilen og legge til forsikringsselskapet under "Kontakter og betalere"-menyen. Her kan du klikke på + Opprett kontakt:

Da vil du ha muligheten til å velge en av kontaktene du har opprettet via en rullegardinmeny. Du vil også kunne angi den støtten kontakten vanligvis betaler for klienten. Deretter vil du også kunne velge om kontakten skal motta en kopi av avtalebekreftelsen via e-post/SMS:

Klikk deretter på "Lagre", og kontakten vil være tilknyttet klientens profil. Gå ned til avsnittet "Opprett og send faktura til kontakt/betaler" for å se hvordan en faktura opprettes og deles opp ved å knytte til en annen betaler.

Du kan opprette en annen person som betaler under Innstillinger > Kontakter og betalere. Dette kan for eksempel være en forelder som skal betale for et barn.

Når du har opprettet kontakten, går du til klientprofilen og deretter til fanen Kontakter og betalere. Velg + Opprett kontakt, og legg til personen. Her kan du også velge hvilket tilskudd personen vanligvis skal betale, hvilken relasjonstype de har til klienten, samt om de skal motta en kopi av reservasjonsbekreftelser på e-post og SMS.

Hvis du har lagt inn kontaktinformasjon for personen og velger at de skal motta disse meldingene, kan du altså sørge for at en forelder mottar bekreftelse på barnets avtale på sin egen e-post.

Som nevnt ovenfor finnes det fire typer kontakter: personer (for eksempel et familiemedlem eller en behandler), virksomheter (for eksempel et forsikringsselskap), tjenester og avdelinger.

Dersom du arbeider med flere separate avdelinger innen en organisasjon, er det mulig å opprette dem som kontakter med relasjon til hverandre. Du kan altså opprette en underavdeling til et firma som en kontakt, og velge å fylle ut feltet Primær kontakt i organisasjonsstrukturen når du oppretter kontakten.

Hvis du fyller ut dette feltet, vil den hierarkiske strukturen vises når du klikker deg inn på kontakten du har opprettet. Det vil altså hjelpe deg med å få oversikt over organisasjonsstrukturen for kontaktene dine som har relasjon til hverandre.

Gå til "Fakturaer"-menyen og velg "Opprett ny faktura". Her velger du den ønskede klienten og tjenesten. Hvis det skal legges til en kontakt som betaler, velger du dette i "Tilskudd"-feltet:

Her vil du kunne velge mellom de kontaktene som er knyttet til klientens profil. Når kontakten er valgt, vil fakturaen bli oppdatert med den stamdataen du har registrert for kontakten. Du kan velge om klientens opplysninger skal vises på fakturaen eller ikke, samt tilpasse andre individuelle data på fakturaen.

Det faste beløpet eller prosentandelen som er knyttet til kontakten, vil automatisk bli lagt til fakturalinjen for tjenesten.

Når du har sjekket at alt ser riktig ut, velger du "Godkjenn" og bekrefter:

Fakturaen vil nå bli automatisk delt opp i to.
​

Én faktura vil inneholde kontakten sin delbetaling, og den andre vil inneholde klientens delbetaling:

Fakturaen vil nå automatisk bli delt opp i to. Én faktura vil inneholde kontaktens delbetaling, og den andre vil inneholde klientens delbetaling.

Hvis det gjelder en forsikring, og du har lagret EAN-nummeret i kontaktens stamdata, kan du enkelt klikke på Mer > Send med EAN. Feltene for EAN-utsendelse vil være automatisk utfylt, og du trenger kun å bekrefte utsendelsen.

Klientens delbetaling vil deretter kunne sendes til klienten på vanlig måte.

Opprett og fakturer møter med kontaktene dine

Akkurat som du kan opprette avtaler med klientene dine, kan du også opprette møter med kontaktene dine. Det du skal gjøre, er å klikke på «Opprett avtale» i kalenderen, men hvis du ønsker å opprette et møte, velger du i stedet «Opprett en kontaktavtale».

Når avtalen er gjennomført, kan du fakturere den på samme måte som du ville gjort med en vanlig klientavtale.

Fakturaen vil alltid være tilgjengelig under Kontaktens fakturaer under Innstillinger > Kontakter og betalere > «Navnet på kontakten».