Som leder i en klinikk eller virksomhet har du mest sannsynlig flere medarbeidere ansatt med forskjellige oppgaver og klienter. Ofte har de ansatte også bruk for adgang til ulike ting. Vårt system gir deg muligheten til å opprette profiler for de ansatte med en begrenset tilgang til brukeren. På denne måten vil hver behandler få tilgang til den informasjonen de behøver, og ikke annen sensitiv informasjon. Du kan opprette så mange ansatte du ønsker og alle vil få hver sin login til kontoen din.

Det er du som bestemmer autorisasjonsnivået for de ansattes profiler. Basert på medarbeiderens klienter eller deres posisjon i virksomheten, vil annen data som de ikke har adgang til være utilgjengelig. Dette medfører også mindre organiseringsarbeid for dine ansatte, da de bare trenger å forholde seg til informasjonen som er tildelt dem.

For å opprette en ansatt må du først aktivere appen "ansatte", og dette gjøres fra "apps" i sidemenyen.

Når appen er aktivert vil en knapp for innstillinger dukke opp. Trykk på denne for å komme til siden der du kan opprette ansatte. Du kan også gå til 'Innstillinger' --> 'Ansatte', for å finne frem til samme sted. Her vil en 'Opprett ansatt'-knapp være tilgjengelig øverst i venstre hjørne. Utover det, kan du se hvem som eier kontoen og få en oversikt over eksisterende ansatte:

Ved å klikke på 'Opprett ansatt' åpnes et vindu hvor du kan legge inn navn, E-post og et bilde for den ansatte. Det er mulig å opprette en egen kalender for hver ansatt, samt angi om vedkommende skal motta relevante Online Booking-notifikasjoner. Her kan du også bestemme hvor mye tilgang vedkommende skal ha. Du kan for eksempel velge å gi adgang til alle klienter, ingen eller bare til egne klienter, og om de kan endre eller kun se dem.

En annen ting du kan gjøre er å velge adgangssrettigheter for alle kalendere, apper og innstillinger i systemet. På den måten kan ansatte få adgang til å endre innstillinger eller aktivere apper på egenhånd. Da kan arbeidsfordelingen forbedres og gjøres mer detaljert. Etter at den ansatte er opprettet, vil de motta et passord på E-post. Ved å klikke på den eksisterende medarbeideren kan du redigere innstillingene og rettighetene, samt nullstille passordet dems.

Etter at du har opprettet dine ansattes profiler, kan du velge hva slags tilgangsnivå de skal ha når en ny klient registrerer seg eller bestiller en tid i Online Booking. Du har muligheten til å gi alle ansatte tilgang til å kun se den nye klienten, eller både se og redigere. Det er også et alternativ 'Gjør ingenting', i tilfelle ingen av de ansatte skal ha adgang. Dersom det kun er noen få, gir du dem adgang inne på vedkommendens ansattprofil, slik det ble forklart tidligere. Du kan velge mellom de samme alternativene for når en klient registrerer seg for en avtale eller et arrangement via Online Booking.

I tillegg kan du under E-post og SMS velge om du ønsker å motta de ansattespesifikke Online Booking-notifikasjonene på din private e-post eller SMS. Det vil si at du mottar alle notifikasjoner knyttet til din Online Booking, uavhengig om varselet gjelder deg eller en av dine ansatte.

Her velger du "Melding - Online Booking". Dette er en notifikasjon som kan sendes til relevante ansatte og kontoeier. Hvem som skal motta notifikasjonen er opp til deg som kontoeier å bestemme.

Her har du mulighet for å spesialtilpasse meldingen du får den informasjonen og innholdet som du ønsker deg. Dette kan gjøres gjennom tilgjengelige tags som automatisk oppdaterer deg.

Videre under "Mottakere" har du mulighet for å velge hvem som skal motta meldingen. Her kan du velge om det det kun er du som kontoeier som skal motta den, eller om den også skal gå til den valgte ansatte.

For å tilordne klienter til dine ansatte, kan du manuelt velge en ansatt under opprettelsen av en ny avtale i kalenderen. Trykk på 'Opprett avtale med en klient' og et nytt vindu vil åpnes. Her vil det være en rullegardinmeny med alle dine ansatte. Velg den ansatte du ønsker å tilordne klienten til, samt tidspunkt, kalender og tjeneste.

Dersom du ikke ønsker å gjøre det manuelt, kan det gjøres gjennom Online Booking. Gå til Innstillinger --> Online Booking --> Ledige tider. Her vil du kunne se og velge mellom alle de eksisterende kalenderne. Idet du gjør en ansatts kalender tilgjengelig, kan klientene tilmelde seg og booke tider direkte i vedkommendes kalender. På denne måten blir de automatisk tilordnet den aktuelle ansatte.

Dersom du har innleiere i bedriften din, altså noen som skal betale en del av sin omsetning tilbake til bedriften, vil du finne mer informasjon her.

Hvis du ønsker at en ansatt, kollega eller innleier skal få tilgang på en eller flere klienter, er dette mulig. Først må du gå til klienter i sidemenyen. Her trykker du først på 'velg klienter', og så markerer du alle du trenger. Når du har markert én eller flere kolonner, kommer det opp en ny boks med forskjellig muligheter. Velg alternativet 'Administrer ansatte-tilganger', og deretter om den ansatte skal kunne se eller redigere denne klienten. Avslutt med å trykke på lagre. Bildene under viser et eksempel.

Når du har gitt tilgang for en ansatt til å se eller redigere en klient, kan denne ansatte trykke seg inn på klienten, og deretter lese en journal for eksempel. Gir du tilgang til en ansatt kun for at de skal lese én journal, kan du på samme måte som vist over, fjerne tilgangen etterpå.

Hvis du som ansatt ikke får opp klienter når du skal opprette en ny avtale, eller 'klienter' forsvinner fra verktøy-linjen, er det ofte tillatelsene som vises til over som mangler. Har en ansatt ikke tillatelse fra admin-kontoen til klienter, vil heller ingen klienter vises. Det gjør at dere alltid kan legge til rette for hvilken ansatt som skal ha tilgang til hva!