Appen Evenemang gör det möjligt att skapa gruppevenemang eller klasser med flera deltagare. Inbjudan till eventet kan skickas direkt via systemet. Deltagarna kommer sedan att kunna anmäla sig till och betala för evenemanget direkt via din OnlineBokning. I den här guiden visar vi hur du skapar både singelevenemang och klasser i systemet. Du kommer också lära dig hur du navigerar evenemangets eget 'kontrollrum' och hur du får användning av alla tillgängliga funktioner.
Skapa ett "enkelt" evenmang (singelevenemang)
Skapa en kurs med återkommande evenemang.
Hantera dina evenemang
Hitta alla övriga inställningar som rör appen
Lär dig om betalningsalternativen för evenemang
Se hur registreringsformuläret ser ut för dina klienter.
Appen kan aktiveras i EasyPractices App-meny och inkluderas i kostnaden för abonnemanget.
Skapa ett enkelt evenemang
Om du till exempel vill bjuda in dina klienter till en föreläsning, eller ska ha en invigningsfest för din klinik, så kan du skapa ett "enkelt" evenemang i EasyPractice. Börja med att gå till din kalender på framsidan. Klicka sedan på "Skapa bokning" (eller klicka på valfri tom plats i din kalender) och välj "Skapa evenemang".
Här kan du sedan välja om du vill skapa ett enkelt eller ett återkommande evenemang. Välj då det första alternativet:
Tips! När du har skapat mer än ett evenemang i systemet så kan du använda dig av tidigare event som "mallar" för dina nya event. Klicka helt enkelt på den lilla pilen precis "Skapa ett enkelt evenemang" eller "Skapa ett återkommande evenemang" för att välja vilket event eller vilken kurs du vill använda som mall. Då kommer all information från det evenemanget att skrivas över på ditt nya evenemang.
Inställningarna följer sedan i 3 steg:
Information. Redigera den generella informationen för ditt event, såsom datum och tid, namnet på ditt event och den kalender som du vill att eventet ska kunna bokas i. Klicka sedan på "Nästa" för att spara informationen.
2. Inställningar. Här kan du redigera de generella inställningarna för ditt nya event:
Tillgängliga platser på evenemanget: Välj mellan ett intervall på 1 till 600 deltagare.
Sätt ett pris på ditt evenemang
Välj att skicka en avisering till dina klienter dagen innan eventet börjar. Den meddelande som skickas ut för evenemang kan redigeras under Inställningar -> E-post & SMS i systemet.
Välj om antalet lediga platser ska visas i registreringsformuläret för ditt evenemang.
Andra appar: Beroende på vilka appar du har aktiverat i EasyPractice kommer en rad fler alternativ att visas här. Du kan t. ex aktivera klippkort för evenemang såväl som delbetalningar.
Klicka sedan på "Nästa" för att spara dina inställningar. I det sista steget hittar du länken till evenemangets registreringsformulär:
Ditt evenemang kan alltid redigeras i efterhand. Det gör du genom att helt enkelt klicka på evenemanget i din kalender. För att lära dig mer om det här alternativet, kika gärna in följande guide Administrera dina evenemang.
Lägg till en ny kurs
EasyPractice har även ett alternativ för att skapa kurser, vilket innebär att flera "enkla event" grupperas. För att skapa en kurs börjar du med att skapa ett evenemang på samma sätt som beskrivits ovan, men välj istället alternativet "Skapa ett återkommande evenemang":
Här följer fyra steg:
Information: Fyll i den generella information om din kurs, bland annat kursnamn, vilken kalender kursen ska vara tillgänglig i och beskrivningen av din kurs. Du kan också lägga till en bild som sedan kommer att visas i eventets registreringsformulär. Klicka sedan på "Nästa" för att spara informationen:
2. Sessioner. Här redigerar du de evenemang som kommer att gruppers ihop till en och samma kurs:
Lägg till ett namn på varje session och välj vilket datum och tid som ska gälla. Klicka sedan på +Skapa ett nytt evenemang för att spara sessionen och skapa nästa session. Åtminstone två sessioner behöver läggas till för att du ska kunna spara kursen.
De flesta kurser består dock av återkommande evenemang som upprepas till exempelvis en gång varje vecka eller månad. Därför kan du även upprepa en session och bara sätta ett slutdatum för kursen. Det gör du genom att klicka på den lilla pilen till höger om din första session. Välj sedan vilken tid sessionen ska gå, hur ofta sessionen ska upprepas, och hur länge kursen ska fortsätta. Då kommer alla sessioner att visas längst ner på sidan:
Klicka sedan på "Nästa" för att spara alla dina sessioner.
3. Inställningar. Precis som för "enkla" event kommer du att kunna fylla i alla generella inställningar för din kurs här:
Klicka sedan på "Nästa" för att spara inställningarna. I det sista steget hittar du återigen länkarna till din nya kurs.
För att redigera eller hitta information om en existerande kurs klickar du på en av sessionerna i din kalender. Här kommer du att kunna välja mellan att redigera den specifika sessionen, eller hitta alla administrativa alternativ för din kurs under "Inställningar för återkommande evenemang":
Kursen kan administreras på exakt samma sätt som ett enkelt evenemang. Lär dig mer om kursadministering här.
Hur ser det ut för mina klienter?
Om du använder funktionen OnlineBokning och har skapat ditt första evenemang, så kommer du nu att kunna se en ny meny-kategori på din personliga Onlinebokningssida. Alla event som du har skapat kommer att finnas tillgängliga för dina klienter att boka i den här menyn:
Registreringsformuläret kommer sedan automatiskt att visas när dina klienter klickar på ett evenemang:
Administrationsverktyg - dine evenemang
När du har skapat ett evenemang kan du klicka på eventet i din kalender för att hitta allt du behöver för att hantera dina evenemang. Här får du uppdateringar kring nya anmälningar, betalningar och liknande, och hittar en rad verktyg för att administrera eventen. Fem alternativ finns tillgängliga i den översta menyn för ett specifikt evenemang: Översikt, Deltagare, Meddelanden, Fakturor och Historik.
Översikt
Se nyckelsiffror om ditt event, t. ex antalet deltagare och tillgängliga platser
Redigera ditt event, t. ex om du vill stänga eventet för fortsatta registreringar.
Visa registreringsformuläret och framtida event på din onlinebokningssida.
Deltagare
Se detaljer om dina deltagare
Lägg till nya klienter som deltagare till ditt evenemang
Se faktura- och betalningsstatus för dina deltagare.
Genom att klicka på de tre små prickarna under 'Flera' kan du välja mellan en rad alternativ för specifika klienter:
Meddelanden
Här kan du skicka ytterligare meddelanden och uppdateringar till alla dina deltagare på samma gång. Mejlet kommer att skickas omedelbart till klienterna.
Fakturor
Funderar du på hur du ska kunna skicka fakturor till över 100 deltagare? Inga problem - under fliken "Fakturering" kan du enkelt skapa och skicka fakturor för alla dina deltagare som ännu inte har fått en faktura (eller betalat för evenemanget online):
Historik
Historiksektionen visar dig en tidslinje över alla nya uppdateringar och registreringar till ditt evenemang:
Övriga inställningar
Det finns även några andra inställningar som kan hjälpa dig att hantera dina evenemang. För att hitta dessa alternativ, gå till "Inställningar" i systemets huvudmeny och klicka sedan på "Evenemang".
Klientinloggning
Klientinloggning gör det möjligt för dina klienter att logga in på sin personliga EasyPractice-profil via din OnlineBokning. Här kan de anmäla sig till dina evenemang, avregistrera sig från ett event, få krypterade meddelande eller filer från dig och mycket mer.
För att aktivera Klientinloggning för dina evenemang måste du först aktivera funktionen under Inställningar -> OnlineBokning -> Klientinloggning. Sedan kan du återgå till Inställningar -> Evenemang och redigera Klientinloggning för dina evenemang:
Kräv inloggning för registrering till evenemang. Det här alternativet kommer göra det obligatoriskt för dina kunder att logga in på sin Klient-sida innan de registrerar sig på ett evenemang.
Låt dina klienter själva avboka sig från ditt evenemang. Dina klienter kommer då att kunna avregistrera sig från både kurser och evenemang via deras Klient-sida. Du väljer själv hur många timmar innan evenemanget som dina klienter ska kunna avregistrera sig.
Mailchimp
Om du har aktiverat Mailchimp i EasyPractices App-meny kan du erbjuda möjligheten att skriva upp sig på ditt nyhetsbrev när en kund registrerar sig på ditt evenemang:
Fält
Precis som för vanliga tjänster så kan du redigera fälten som kommer att visas i ditt registreringsformulär. På så sätt kan du se till att du får all nödvändig information från dina deltagare. Dina klienter kommer alltid att behöva ange sin e-postadress när de registrerar sig på ett evenemang.
Notera: Med appen "Extra Fält" kan du skapa och lägga till dina egna fält i registreringsformuläret.
Andra inställningar
Slutligen hittar du även några sista inställningar under rubriken "Andra inställningar". Dessa tillåter dig att:
Dölja fullbokade evenemang från din onlinebokning.
Tillåta att dina kunder att registrera sig på ett event efter att det har startat.
Sluta eller börja visa evenemang från din publika evenemangssida.
