Vi ser i denne tid et stigende behov for virtuelle møder, også i forbindelse med behandling. Selvom behovet for at mødes ansigt til ansigt stadig er højt, er det vigtigt at være fleksibel. Der kan opstå en lang række situationer, der kan forhindre muligheden for at mødes i virkeligheden, og her er videomøder et godt alternativ. Vi tilbyder derfor muligheden for at holde videomøder med dine klienter.
Opsætning
For at kunne bruge Videomøder-appen, skal du først aktivere og opsætte den. Du aktiverer den under Apps-menuen. Når du har fundet den, klik da på Aktiver, og du vil blive ledt videre til indstillingerne.
Du vælger det foretrukne videomødesystem, når du aktiverer appen. Ønsker du at ændre det senere, skal du deaktivere og genaktivere appen. Du kan vælge mellem Whereby, Google Meet, eller et andet foretrukket system. Her vil du kunne indsætte et link til møderummet og skrive personlige eller generelle instruktioner for mødet. Hvis du har flere kalendere, kan du vælge forskellige indstillinger for disse.
Indstillinger for videomøder-appen
Indstillingerne kan selvfølgelig ændres når som helst. Du kan gøre dette ved at gå til Indstillinger i den øverste menu, og her finde Videomøder-appen. En anden måde at gøre dette på, er at gå til Apps-menuen, finde Videomøder, og her klikke Indstillinger-knappen.
Inviter til videomøde
Når du har opsat appen, er næste trin at invitere dine klienter til videomødet. Du gør dette på følgende måde:
Første trin er at finde klienten i din kalender og klikke på aftalen.
Hvis du klikker på aftalen, vil en ny menu komme frem. Denne menu vil lade dig gøre mange ting, såsom at ændre informationer for aftalen, og dette kan ses herunder. Det vi er interesserede i, er muligheden for at invitere dem til et videomøde. Den finder du under 'Mere':
Hvis du vælger Inviter til videomøde-knappen vil et nyt vindue med nye indstillinger komme frem. Linket du har indsat vil komme frem, men du kunne ændre det, hvis der er behov for det. Der vil også her være en boks hvori du kan skrive specifikke instruktioner til mødet, og om du vil sende invitationen via mail eller via SMS. Hvis du klikker ‘Send invitation’, vil invitationen blive sendt og vinduet lukket.
Alt du nu behøver gøre, er at møde klienten på dette link på det aftalte tidspunkt for jeres møde!
Whereby
Whereby er et værktøj til videokonferencer, der ikke kræver installation af nogen apps. Det fungerer fra din browser, og bruger det samme mødelink hver gang. Det indeholder skærmdeling, optagelse og chat.
For at komme i gang med Whereby, gå til https://whereby.com/. Denne vil tage dig direkte til registreringssiden, hvor du vil skulle skrive dine-mail og dit navn. En registreringskode vil blive sendt til din mail.
Efter du har indtastet koden, vil du blive spurgt om hvordan du ønsker at bruge Whereby. Du kan altså vælge den version, der passer bedst til dine behov.
Efter at have valgt den version du vil benytte, vil du kunne oprette dit rum. Du vil kunne vælge om gæster kan komme direkte ind eller om de skal lukkes ind af dig. Nu da du har oprettet dit rum, kan du teste det. Når rummet er oprettet, bliver det ved med at være der. Du deler blot det samme link hvornår end du har brug for det.
Du kan også bruge andre programmer såsom Zoom, men her skal man bruge et nyt link for hvert møde. Så links vil skulle tilføjes manuelt i invitationen hver gang. Whereby er en god mulighed, netop fordi linket ikke ændres, så det altid automatisk er tilknyttet invitationerne.
Google Meet
Ønsker du at benytte Google Meet til dine videomøder, kan du oprette et permanent Google Meet-mødelink. Dette gør du ved at:
Gå til din Google Kalender på https://calendar.google.com/calendar/.
Opret en begivenhed i øverste venstre hjørne.
Tilføj Google Meet-videomøde.
Når dette er valgt, dukker et link op. Dette link skal kopieres og indsættes i Link til dit online møderum, enten under opsætning af appen, eller dette kan tilgås via Indstillinger > Videomøder.
Klik på begivenhedens tidsindstillinger, sæt flueben i boksen Hele dagen, og ændr indstillingerne fra Gentages ikke til Dagligt, så dit mødelink bliver permanent.
Du har nu oprettet dit permanente Google Meet-videomøde, hvor du kan møde dine klienter.
Inviter dine klienter til et videomøde-event
Du kan også invitere dine klienter til et videomøde-event! Hvis du venter flere deltagere, kan du gøre det lettere for dig selv, og oprette et event. Hvis du ikke ved hvordan man opretter et event, kan du læse mere om det her.
Når du har oprettet dit event, vil du kunne finde det i kalenderen. Hvis du klikker på det, vil et vindue åbnes, der indeholder information om eventet. Her vil du også have muligheden for at invitere dine klienter til videomødet. Hvis du klikker på knappen, vil et vindue altså igen åbnes med linket og instruktioner for mødet.