Sådan tilføjer du en ny aftale i din kalender
For at oprette en ny aftale i din kalender, så gå til kalenderfanen. Det er også startsiden, når du logger ind på dit journalsystem.
Klik på Opret ny aftale øverst i venstre hjørne. Du kan også klikke direkte på et hvilket som helst ledigt tidspunkt i din kalender. Vælg da den type aftale, du ønsker at oprette ud fra de forskellige muligheder, der kommer frem.
Når du har udfyldt de ønskede felter og trykket Gem, så vil din aftale figurere i din kalender!
Når du klikker Opret aftale, får du fire muligheder op:
Opret aftale med en klient. Denne mulighed lader dig oprette en aftale med en specifik klient.
Opret en anden aftale. Vælg denne mulighed, hvis du vil tilføje en aftale, der ikke er med en specifik klient, såsom en lægeaftale eller et møde med dine kolleger.
Opret et event. Hvis du vil oprette et event med flere deltagere, som undervisning eller tilbagevendende hold, kan dette gøres med vores app Events. Du får kun denne mulighed frem, hvis du har aktiveret den gratis Events-app i Apps-biblioteket.
Luk for Online Booking. Denne funktion lader dig blokere bestemte tidsrum i din Online Booking, så de ikke kan bookes af dine klienter uden for dine normale åbningstider.
Opret aftale med en klient
For at tilføje en ny aftale med en klient, klik på "Opret aftale med en klient". Du vil derefter se et overblik over den nye aftale:
Her kan du udfylde tidspunktet for din aftale, vælge hvilken klient du ønsker at booke aftalen med, hvilken kalender aftalen skal bookes i, og hvilken ydelse klienten ønsker at købe. Bemærk, at både klienten og ydelsen skal være oprettet i systemet, før du kan oprette din første aftale. Du kan også tilføje en note omkring bookingen. Klik derefter på "Gem" for at tilføje din nye aftale til kalenderen. Din booking vil da blive vist i din kalender. Hvis du skulle have så mange aftaler at det er svært at angive tidspunktet, så kan du bruge vores 'Find aftale' funktion til at få overblik over dine tider.
Gentag en aftale
For at gentage aftalen over tid, f.eks. en gang om ugen i en måned fremadrettet, kan du tilføje flere gentagne aftaler på én gang. Klik på den lille pil ved siden af tidsrammen og vælg derefter, hvor ofte din aftale skal gentages (f.eks. dagligt eller ugentligt) og indstil, hvor længe gentagelsen skal vare.
Send bekræftelser og påmindelser
Når du opretter en ny aftale, kan du også vælge at sende bekræftelser og påmindelser til klienten enten via e-mail eller sms. Hvis du ønsker at redigere indholdet af disse beskeder, kan du gå til "Indstillinger" -> "E-mail og SMS".
Har I fyldte kalendere? Brug 'Find aftale' og få hurtigt overblik over ledige tider
Når din kalender er fyldt, kan det være udfordrende hurtigt at finde en ledig tid. Brug funktionen 'Find aftale' i din kalender til nemt at få et overblik.
Når du har klikket på 'Find aftale' åbnes dette vindue op:
Her kan du vælge hvilken kalender aftalen skal være i, om aftalen skal tilknyttes til en bestemt behandler, samt hvilken ydelse klienten ønsker.
Du har også mulighed for at angive hvilke dage din klient foretrækker aftalen skal være, og det foretrukne tidspunkt på dagen.
Herefter kan du så bare vælge en tid i kalenderen, hvorefter du opretter aftalen præcist som du er vant til.
Find information om din nye aftale
Når en ny aftale er blevet oprettet, vil du se den som en farvet blok i din kalender. Hvis du klikker på denne blok, vil du blive i stand til at se mere detaljeret information om aftalen.
Her kan du også se den note, du har tilføjet til aftalen. Du vil også have mulighed for at redigere aftalen, sende en faktura til din klient, oprette næste aftale og se både påmindelser og aftalehistorik. Afhængigt af hvilke apps du bruger, kan du også sende invitationer til videomøder, spørgeskemaer eller ændre statussen for klientens aftale.
Videoguide til hvordan du tilføjer nye aftaler i kalenderen
Vi har også filmet en kort videoguide, der gennemgår, hvordan du opretter aftaler i kalenderen.