Ved å integrere Convene med journalsystemet deres, kan dere automatisere hele faktureringsprosessen og la pasientene betale selv via terminal eller mobil.
Denne artikkelen tar deg gjennom aktivering og oppsettet steg-for-steg.
1. Før du starter
Vennligst kontroller at følgende er på plass før du starter integrasjonen:
Klinikken er lokalisert i Norge.
Appene Avtalestatus og API er aktivert i systemet.
MediPay er deaktivert (disse kan ikke brukes samtidig).
Avtale med Convene er signert og dere har mottatt en Terminal ID.
2. Aktiver Convene
Gå til Apper.
Finn Convene i listen.
Les gjennom introduksjonen og klikk på Aktiver.
3. Sett opp terminal eller Convene Pay
Gå til Innstillinger → Apper → Convene → Innstillinger.
Klikk på Legg til terminal.
Fyll ut: Terminal ID, Navn og Startdato.
Klikk Lagre.
Viktig: Du vil nå se en "Secret Key". Denne koden må du sende til din supportagent hos Convene for å fullføre koblingen.
Merk: Selve aktiveringen skjer på den valgte startdatoen i samarbeid med Convene.
4. Aktiver automatiske fakturaer (Anbefalt)
Automatisering er nøkkelen til en effektiv hverdag. Gå til innstillingene for appen for å velge når fakturaen skal opprettes:
Beste valg for terminalbrukere: Opprett fakturaer når avtalestatusen er satt til gjennomført
Beste valg for Convene Pay brukere: Opprett fakturaer på XX:XX hver dag.
5. Klargjør pasientinformasjon (Viktig)
For at Convene skal kunne prosessere en betaling, må pasientkortet inneholde:
Adresse (nødvendig for fakturering).
Fødselsnummer (11 siffer) eller fødselsdato.
Haken for "Betal med Convene" må være aktivert.
💡 Tips for Online Booking: For å unngå manuelt etterarbeid, anbefaler vi at du gjør Adresse og Fødselsnummer/dato til obligatoriske felt i din online booking.
6. Før faktura er opprettet
I disse bildene er "Før faktura er opprettet"
Her styrer knappen om:
Avtalen skal betales med Convene
Den er da en del av auto-fakturering konfigurasjonen til klinikken - eller man kan trykke på "Betal med Convene" for å manuelt opprette og sende til Convene.
Auto info vises under ( se bilde 2)
Eller om man skrur av, slik at man må fakturere manuelt.
Den er da ekskludert fra auto-fakturering, og knappen er da endret til "Fakturer manuelt".
7. Slik fungerer betalingen for pasienten
Betalingsmetode | Prosess |
Terminal | Timen ferdigstilles → Faktura opprettes → Pasient taster fødselsnummer på terminalen → Betalingen registreres automatisk i systemet. |
Convene Pay (Mobil) | Faktura opprettes (f.eks. kl. 21:00) → SMS sendes til pasient (kl. 03:00) → Pasient betaler via mobilen → Betalingen registreres i systemet. |
Ingen digital betaling | Dersom pasienten ikke betaler digitalt, vil Convene automatisk sende ut en fysisk papirfaktura og håndtere videre oppfølging. |
Kan ikke håndteres | Allerede prossesert |
8. Statusoversikt
I fakturaoversikten vil du se følgende statuser for Convene-fakturaer:
Klar til å betale: Eksporten er klar og fakturaen er synlig på terminalen.
Eksportert til Convene: Fakturaen er sendt til Convenes systemer.
Betalt via Convene: Betalingen er fullført.
Kan ikke behandles: Noe gikk galt, eller fakturaen er allerede håndtert manuelt.
9. Feilsøking
Finner ikke fakturaen på terminalen?
Sjekk at "Betal med Convene" er aktivert på pasienten (Dette kan du gjøre fra sidepanelet i kalender)
Sjekk at pasienten har registrert fødselsnummer/dato.
Kontroller at terminalen er satt til "Aktiv" og at fakturaen ikke er lukket.
Ingen automatiske fakturaer blir opprettet?
Sjekk at "Automatisk oppretting" er aktivert i innstillingene.
Kontroller at timen har "Betal med Convene" huket på. (Sidepanelet i kalenderen)
Sjekk at dagens dato er etter valgt aktiveringsdato for integrasjonen.
Sendt en fordring til terminal ved et uhell?
Klikk på pilen ved siden av "vis faktura" knappen i sidepanelet og deretter "skjul fra convene
Ønsker du senere å sende denne fordringen til terminalen kan du klikke på den samme pilen igjen og deretter "send til convene terminal"
Bildet ovenfor viser hvordan du manuelt kan skjule en fordring fra convene terminalen etter at den har blitt sendt.
Bildet nedenfor viser hvordan du kan sende den samme fordringen manuelt til convene terminalen etter å ha skjult den.
Begge handlingene gjøres ved å klikke på de små pilene rett ved "vis faktura" knappen -> velg enten skjul eller send til convene terminal.
10. Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Kan jeg bruke MediPay og Convene samtidig?
Nei, det er ikke mulig å ha begge integrasjonene aktive samtidig.
Hva skjer hvis pasienten ikke betaler?
Convene tar seg av hele prosessen. Ubetalte poster blir automatisk gjort om til faktura og fulgt opp med purring ved behov.
Hvilke betalingsmetoder støttes?
Kort på terminal, samt mobilbetaling og kort via Convene Pay (SMS).
Trenger du mer hjelp?
Vennligst ta kontakt med vår supportavdeling eller din kontaktperson hos Convene.