Hvorfor bruge flere forskellige kalendere?
Der er flere grunde til at det kan være en fordel for din praksis at oprette og anvende flere kalendere. Den mest oplagte grund er naturligvis hvis du har flere medarbejdere, der bruger systemet på samme tid. Men det kan også være, at du arbejder på forskellige lokationer og har brug for en kalender til hver adresse. Eller at du vil tilbyde en specifik ydelse på en specifik ugedag.
Blokerer kalendere så automatisk for hinanden?
Det er vigtigt at være opmærksom på, at to kalendere ikke automatisk blokerer for hinandens ledige tider. Med andre ord, hvis du har oprettet en aftale i Kalender A, vil klienterne stadig være i stand til at booke en aftale i Kalender B på den præcis samme dag og tid. Med mindre du benytter dig af kalenderblokering. Med kalenderblokering kan du heldigvis nemt undgå dobbeltbookinger på dine forskellige kalendere.
Hvordan tilføjer man en ny kalender?
Hvis du vil tilføje en ny kalender, start med at gå til din kalenderforside. Klik da på ”Kalendere”-knappen til højre øverst på siden. Her vil du kunne oprette en ny kalender ved at klikke ”Tilføj kalender”:
Når du trykker på dette, får du muligheden for at oprette en Standardkalender eller en Medarbejder-/Indlejerkalender:
Vælg muligheden “Standard”, for at oprette en ny kalender der ikke er direkte tilknyttet en medarbejder eller en indlejer. Et overblik over din nye kalender vil nu komme frem. Her kan du udfylde al den nødvendige information om din nye kalender:
Navn på kalender og Beskrivelse af din nye kalender vil være synlig for klienter i din Online Booking. Det er derfor en god idé at vælge et navn, der kan forklare hvor dine klienter booker deres nye aftale.
Tip: Hvis kalenderen er tiltænkt bookinger på en bestemt lokation, skriv adressen på den lokation. Hvis din kalender vil være tilknyttet en bestemt medarbejder, skriv det fulde navn på denne medarbejder, og tilknyt en kort beskrivelse omkring deres professionelle kunnen.
Farven på din kalender er der til at hjælpe dig med at få overblik over dit skema. Det kan derfor være en god idé at vælge forskellige farver for forskellige kalendere, så du let kan identificere hvilken kalender hver aftale hører til i dit kalenderoverblik.
Kalenderadresse kan angives, hvis du har forskellige lokationer. Angiv lokationen her, og brug den i dine SMS'er og mails, så dine klienter ved, hvor de skal møde op.
Ventelister kommer frem som en mulighed, hvis du har aktiveret app'en Ventelister.
Når du trykker på Næste, kommer du til følgende billede:
I dette trin, kan du vælge at tilbyde alle dine ydelser i din nye kalender eller kun et bestemt antal ydelser.
Eksempel: Hvis en specifik medarbejder for eksempel kun tilbyder enkelte ydelser, kan du vælge kun at tilbyde disse. Hvis en klient herefter klikker på medarbejderens kalender i din Online Booking, vil de kun have mulighed for at vælge mellem de ydelser medarbejderen tilbyder.
Når du har valgt dine ydelser, kommer du til det sidste trin, Online Booking. Her skal du angive, om din kalender skal aktiveres for online booking, og om det skal være en privat kalender:
Privat kalender
Med den private kalender har du mulighed for at tilbyde bestemte klienter ydelser, som ikke skal være tilgængelige for alle. Du kan med denne funktion vælge specifikt hvilke ydelser der skal være tilgængelige for udvalgte klienter.
En privat kalender kan ikke ses under din normale Online Booking. Kalenderen kommer kun frem hos de klienter der har adgang til det private link, som tildeles når du opretter kalenderen. Har klienten modtaget det private link til kalenderen vil de have mulighed for at se den, og booke en tid i denne kalender. Du finder muligheden for at gøre en kalender privat under Indstillinger > Online Booking > Ledige tider.
Book næste ledige tid
Vi har også en smart mulighed til flere kalendere og ydelser, hvor klienter kan vælge Næste ledige tid. Dette er ikke en indstilling du kan sætte op under Indstillinger > Online Booking, men derimod en mulighed, som vil blive vist helt af sig selv, hvis dit bookingflow er indstillet til, at der skal vælges ydelse først:
Dette kan vælges under Indstillinger > Online Booking > Udseende.
Funktionen er især god, hvis nu det er første gang at klienten er i din klinik, og at de ikke har en holdning til, hvilken behandler de vil gå hos. Det kan også være, at klienten blot er interesseret i at booke den næste ledige tid, og ikke har tid til at gå i gennem alle kalendere for at finde den.
Når dette er valgt, så er næste trin at tjekke, at din ydelse er tilgængelig i flere kalendere. Tjek dette, ved at gå til Ydelser-menuen, og tilvælge dette under den enkelte ydelses indstillinger.
Prøv derefter at gå ind på din bookingside via Indstillinger > Online Booking > Klik her for at se din Online Booking. Nu vil du se en mulighed for at vælge Næste ledige tid fremfor at vælge en kalender.
Hvis du klikker på denne mulighed, vil du automatisk blive tildelt den næste ledige tid.
Sletning af en kalender
Hvis du vil slette en kalender, skal du først klikke på dropdown-pilen ved siden af "Kalendere" i øverste højre hjørne af din kalenderside. Klik derefter på blyantsikonet for at redigere. Når redigeringsboksen vises, har du mulighed for at slette kalenderen ved at klikke på "Slet kalender" i nederste højre hjørne.
Bemærk, at hvis du sletter en kalender, fjernes alle bookinger, der er knyttet til den pågældende kalender. Det betyder, at både tidligere og fremtidige aftaler i den pågældende kalender slettes. Med andre ord vil alle oplysninger, der er gemt i kalenderen, gå permanent tabt, hvis du vælger at slette den helt.
Hvis du ikke vil se en bestemt kalender længere, kan du deaktivere dens synlighed ved at klikke på "Kalendere". Fjern derefter markeringen i feltet i den tilsvarende kolonne, så fluebenet forsvinder. Kalenderen vil stadig være gemt, men vil ikke længere være synlig for dig. Screenshot:
