Introduktion
Det skal være så nemt som muligt for klienter, der skal starte et behandlingsforløb at booke deres tider hos deres behandler. Derfor har vi indgået en aftale med Tryg Behandlerbooking, hvor fysioterapeuter, kiropraktorer og psykologer tilknyttet Tryg Behandlerbooking får bookingen oprettet i direkte i deres kalender, når klienter booker en tid via Tryg Behandlerbooking. Klinikken modtager alle relevante informationer og data på klienten og behandlingen, der er dækket fra Tryg direkte i systemet.
Integrationen er automatiseret. Det vil sige, at når du ændrer en aftale eller aflyser en aftale, så får Tryg Behandlerbooking automatisk besked. Det samme gælder for dig hvis Tryg Behandlerbooking ændrer eller aflyser en aftale. På den måde er de seneste oplysninger omkring en klient eller aftale altid opdateret i begge systemer.
Tryg Behandlerbooking er tilgængeligt for fysioterapeuter, kiropraktorer og psykologer.
Trin 1: Opsætning af ydelser til Tryg Behandlerbooking
Inden du aktiverer Tryg Behandlerbooking, skal du have de rigtige ydelser oprettet. For at sikre dig, at dine ydelser står korrekt, og det er de korrekte ydelser, der er valgt til din Tryg Behandlerbooking kalender, så kan du følge nedenstående video.
De præcise tilskud fra Tryg til de individuelle ydelser findes her i dette link.
Trin 2: Opsætning af en kalender til Tryg Behandlerbooking
Inden du aktiverer Tryg Behandlerbooking, skal du have den rigtige kalender oprettet. For at klienterne kan booke sig ind, kræver det, at der er ledige tider i den kalender, der er sat op til integrationen, og de rigtige indstillinger sikrer, at kun Tryg klienter booker dine Tryg ydelser.
Her er en video, der viser, hvordan Tryg-kalenderen sættes op i en privat kalender, så der ikke dobbeltbookes, og det er de rigtige ydelser, der er tilgængelige i kalenderen:
Privat kalender:
En privatkalender sikrer, at der ikke er andre end Tryg-klienter der booker dine Tryg-ydelser.
OBS: Hvis du har flere kalendere, der skal blokeres, når der bookes i den specifikke Tryg kalender, så skal du oprette flere blokeringer - dette gøres på samme måde som i vejledningen herover.
Trin 3: Aktivér apps i menuen "Apps"
Du skal for at bruge Tryg Behandlerbooking aktivere følgende apps:
Du skal aktivere appen Online Booking, så dine klienter kan se dine ledige tider.
Du skal aktivere appen EAN, så du kan fakturere Tryg.
Du skal aktivere appen Kontakter og betalere, så du kan splitte en faktura i to: En til klienten og en til Tryg (for psykologer gælder det, at man splitter den så Tryg står for 100% af betalingen):
Når disse tre apps er sat op, kan du aktivere appen Tryg Behandlerbooking under Apps.
OBS: Hvis du er psykolog og benytter vores integration til Tryg Behandlerbooking, så vil du også skulle indberette dine fakturaer til “Sygeforsikringen Danmark" - Læs mere her.
Trin 4: Færdiggør opsætning af Tryg Behandlerbooking
Denne video viser, hvordan du aktiverer appen Tryg Behandlerbooking i systemet.
I aktiveringen vist i videoen ovenfor sætter vi de rigtige data op, så Tryg kan oprette din klinik korrekt i deres ende også.
Som nævnt herover, vil du nu skulle gå til Trygs hjemmeside og skrive din klinik op til samarbejdet.
Derefter vil Tryg kontakte dig. Du vil altid kunne se status på dit samarbejde med Tryg under Indstillinger > Tryg behandlerbooking (linket virker først, når din Tryg Behandlerbooking app er sat op).
Tekstvejledning til opsætning af Tryg Behandlerbooking
Tekstvejledning til opsætning af Tryg Behandlerbooking
Trin 1: Opsæt ydelser til Tryg Behandlerbooking
For at opsætte dine ydelser til Tryg Behandlerbooking korrekt, så skal du følge nedenstående vejledning.
Først skal ydelsesgruppen oprettes:
Gå ind i menuen "Ydelser".
Tryk her på "Opret ny".
Vælg "Opret ny ydelsesgruppe".
Navngiv ydelsesgruppen "Tryg Behandlerbooking"
Tryk "Gem".
Herefter vil ydelsesgruppen kunne ses således:
Dernæst skal ydelserne oprettes - her beskrives for den første ydelse, men den anden ydelse vil være samme procedure, bare med anden pris:
Gå ind i menuen "Ydelser".
Tryk her på "Opret ny".
Vælg "Opret ny ydelse".
Navngiv ydelsen "1. konsultation". Ydelse nr. 2 hedder "2. og efterfølgende konsultation".
Sæt pris til det præcise tilskud fra Tryg for 1. konsultation - se linket for nyeste tilskudsbeløb her.
Sæt Gruppen på ydelsen til at være "Tryg Behandlerbooking".
Sæt resten af indstillingerne såsom Varighed til at være i overensstemmelse med det, du tilbyder dine klienter ved 1. konsultationer fra Tryg - dette vil variere alt efter dine ydelser.
Se eksempel her:
Tryk "Næste".
Ved Kalendere fravælger du alle dine nuværende kalendere.
Tryk "Næste".
Aktivér ydelsen i Online Booking. Dette skal bruges i forbindelse med booking af ydelsen via Tryg Behandlerbooking. Vær opmærksom på: Inden aktivering af appen skal ydelsen tilføjes i en privatkalender. Dette hjælper vi dig til at opsætte i trin 2, så ydelsen kan bookes men kun af Tryg klienter.
Tryg "Gem".
Gentag dette for ydelse nummer to, der skal hedde: 2. og efterfølgende konsultation
Du kan finde tilskuddet for både ydelse nummer 1 og 2 i dette link.
Trin 2: Opsætning af kalender til Tryg Behandlerbooking
For at opsætte en kalender til Tryg Behandlerbooking korrekt, så skal du følge nedenstående vejledning.
Først går du til Kalendervisningen og trykker på Kalendere samt herefter "Tilføj kalender", som markeret herunder:
Hvis du bliver vist valget mellem "Standard" og "Medarbejder/indlejer"-kalendere, så vælger du Standard, medmindre du er igang med at oprette en Tryg Kalender for en af dine medarbejdere.
I indstillingerne vælger du navnet til at være "Tryg Behandlerbooking" samt ændrer de øvrige indstillinger til at stemme overens med dine krav til kalenderen:
Tryk herefter "Næste".
Ved Ydelser vælger du "Nej, lad mig vælge ydelser", som set herunder:
Her bør du, hvis du har fulgt trin 1 i denne vejledning, kunne vælge dine Tryg Behandlerbooking ydelser således og trykke "Næste":
Herefter skal du vælge at aktivere "Online Booking" for kalenderen og samtidig gøre kalenderen privat - på den måde vil kun dine Tryg klienter kunne bookes sig ind via Tryg Behandlerbooking:
Du kan nu trykke på "Gem".
Herefter er det vigtigt at indsætte en såkaldt "Blokering", så Tryg Kalenderen og din primære kalender ikke kan dobbeltbookes.
Dette gør du inde i Indstillinger > Kalender > Blokering, som set herunder:
Når du er kommet ind i Indstillinger > Kalender > Blokering, så kan du trykke på "Ny regel for blokering", hvor menuen ser således ud:
Her sætter du "Tryg Behandlerbooking" som Primær kalender, mens din generelle kalender skal være Sekundær kalender, og herefter trykker du på "Tilføj ny regel" for at tilføje denne kalenderblokering.
OBS: Hvis du har flere kalendere, der skal blokeres, når der bookes i den specifikke Tryg kalender, så skal du oprette flere blokeringer - dette gøres på samme måde som i vejledningen herover.
Trin 3: Aktiver apps i menuen "Apps"
Du skal for at bruge Tryg Behandlerbooking aktivere følgende apps:
Du skal aktivere appen Online Booking, så dine klienter kan se dine ledige tider.
Du skal aktivere appen EAN, så du kan fakturere Tryg.
Du skal aktivere appen Kontakter og betalere, så du kan splitte en faktura i to: En til klienten og en til Tryg (for psykologer gælder det, at man splitter den så Tryg står for 100% af betalingen):
Når disse tre apps er sat op, kan du aktivere appen Tryg Behandlerbooking under Apps.
OBS: Hvis du er psykolog og benytter vores integration til Tryg Behandlerbooking, så vil du også skulle indberette dine fakturaer til “Sygeforsikringen Danmark" - Læs mere her.
Trin 4: Aktiver Tryg Behandlerbooking
For at komme igang med opsætning af Tryg Behandlerbooking, skal du først aktivere appen, som findes inde i menuen Apps:
Når du trykker på Aktivér, kan du læse mere om integrationen. Herefter kan du trykke dig videre til de pågældende medarbejdere, der skal tilknyttes integrationen:
Her vil du skulle indtaste:
Hvilken af dine kalendere, der skal være tilknyttet Tryg Behandlerbooking. Vi anbefaler at vælge den separate kalender oprettet i trin 2 i denne vejledning.
Terapiområde
Ydernummer (valgfrit) - Dette skal kun vælges, hvis du har ydernummer.
AutorisationsID
Når du har indtastet ovenstående, kan du trykke dig videre til de Ydelser, der skal tilknyttes integrationen:
Her vælger du en første konsultationsydelse og en opfølgende konsultations ydelse.
Har du fulgt vejledningen her, kan du bare vælge "1. konsultation" og "2. og efterfølgende konsultation" til hhv. Første konsultation og Opfølgende konsultation.
Du kan dog altid ændre Tryg ydelserne herefter i Indstillinger > Tryg Behandlerbooking.
Når du har valgt ydelserne, er du klar til at aktivere Tryg Behandlerbooking:
Efter du trykker på Aktiver, kan du nu tilgå Tryg Behandlerbooking-indstillingerne inde i dine Indstillinger > Tryg Behandlerbooking:
Bemærk: Aftalen mellem Tryg Behandlerbooking og din klinik vil ikke være godkendt med det samme. Du skal nu gå til Trygs hjemmeside og skrive din klinik op til samarbejdet via formularen på siden: Tryg Behandlerbooking
Når du har skrevet din klinik op til samarbejdet via formularen, så vil Tryg kontakte dig, hvor der vil blive sat en kontrakt op mellem dig og Tryg Behandlerbooking.
Når kontrakten mellem dig og Tryg er underskrevet, så vil du modtage en notifikation i dit system på det, og du vil kunne se et grønt ✅ v-tegn inde i dine Indstillinger > Tryg Behandlerbooking ud for din aftale.
Herefter kan du tjekke indstillingerne for din integration som vist herover eller kontakte Tryg, hvis du har spørgsmål omkring din status hos Tryg Behandlerbooking.
Ønsker du at deaktivere appen, skal du kontakte Tryg Behandlerbooking.
Du kan se kontaktinformation i Indstillinger > Tryg Behandlerbooking.
Appen deaktiveres først, når din aftale med Tryg er opsagt.
Din første booking gennem Tryg Behandlerbooking
I nedenstående video forklarer Silas, hvor du kan finde de forskellige informationer omkring Tryg Behandlerbooking. Her gennemgår han, hvad der bliver sendt med og hvilke oplysninger du kan finde de forskellige steder:
OBS: Bookingen vil forekomme i din valgte Tryg Behandlerbooking kalender. Derfor er det vigtigt, at du også har din Tryg Kalender aktiveret i din kalendervisning for, at du kan se bookingen. Se hvordan du aktiverer en kalender i kalendervisningen nederst i den tekstlige vejledning herunder.
Tekstvejledning til din første booking gennem Tryg Behandlerbooking
Tekstvejledning til din første booking gennem Tryg Behandlerbooking
Nu har du aktiveret Tryg Behandlerbooking med korrekt opsætning af ydelser og kalender, hvis du har fulgt trinnene herover.
Tryg klienter vil nu kunne booke sig ind i din Tryg kalender via portalen Tryg Behandlerbooking.
Når en klient booker sig ind i din Tryg kalender, så vil du modtage en notifikation om det. Notifikationen vil se således ud:
Du vil nu kunne gå til klienten via notifikationen som set herover, eller du vil kunne gå via Klienter-menuen ind på klienten.
En Tryg klient adskiller sig fra almindelige klienter primært via de to faner "Kontakter og betalere" og "Behandlinger".
Under "Kontakter og betalere" vil en Tryg klient have Tryg tilknyttet som kontakt - som set herunder:
Under "Behandlinger" vil en Tryg klient også have en behandlingsgaranti / betalingsgaranti tilknyttet, som set herunder:
Bemærk: Det er vigtigt at være opmærksom på, hvornår behandlingsgarantien løber fra og til, da det kun er i det tidsrum, at aftaler kan oprettes med behandlingsgarantien tilknyttet.
OBS: Hvis du ikke kan se fanerne "Behandlinger" og "Kontakter og betalere" kan det have noget at gøre med dine adgangsrettigheder, hvis du er medarbejderbruger af systemet. Her vil hovedbrugeren skulle give adgang for dig via Indstillinger > Brugeradministration.
Du kan klikke dig ind på en behandlingsgaranti ved at trykke på feltet markeret med rødt i screenshottet herover.
Når du klikker dig in på en behandlingsgaranti, så vil den se således ud, og du kan klikke på det felt, der er markeret med rødt herunder:
Når du klikker på feltet markeret med rødt, så vil du blive ledt ind til selve behandlingsgarantien med information om antal behandlinger, skadesbeskrivelse og mere. Du kan her trykke ind på den enkelte aftale, som set herunder:
Hvis du går til aftalen, så vil du kunne se aftalen i kalenderen, hvor teksten "1 behandling er brugt fra betalingsgarantien" vil stå med blå skrift. Der vil også stå antallet af behandlinger tilbage, hvilket selvfølgelig afhænger af den enkelte behandlingsgaranti/betalingsgaranti.
Dette viser, at behandlingsgarantien/betalingsgarantien er påført aftalen. Teksten er markeret med rødt på eksempelaftalen herunder:
Når du modtager en booking gennem Tryg Behandlerbooking vil det altså se ud som herover.
Bookingen vil forekomme i din Tryg Behandlerbooking kalender, hvis du fulgt vejlednings-trinnene til aktivering. Derfor er det vigtigt, at du også har din Tryg Kalender aktiveret i din kalendervisning for, at du kan se bookingen
Din Tryg kalender aktiveres i din kalendervisning ved at trykke på knappen Kalendere og markere kalenderen Tryg Behandlerbooking, som set herunder:
Du kan også oprette bookinger manuelt til dine Tryg klienter. Her er det vigtigt at være opmærksom på, at du skal tilføje behandlingsgarantien under selve oprettelsen af bookingen, da dette ikke kan gøres efter oprettelsen af bookingen.
Et eksempel på tilføjelse af behandlingsgaranti under oprettelse af bookingen kan ses herunder:
Fakturering til Tryg
Her gennemgås fakturering af en booking til Tryg Behandlerbooking.
I fakturaoprettelsen vil du i ovenstående videoen se, at der står Anden betaler. Dette er som før nævnt ændret, og der vil nu stå Kontakt. Hertil har vi fjernet den gule note om at vælge overenskomstydelse.
Tre gode råd til fakturering til Tryg:
Du skal vælge den overenskomstydelse din behandling hører til, for at få tilskuddet fra Tryg synliggjort på fakturaen.
Undlad at sætte moms på fakturalinjen, da dette kan risikere at danne to faktura i stedet for en.
Når der oprettes en faktura til Tryg, er det vigtigt at prisen under Stk. pris matcher prisen angivet under Tilskud fra TRYG:
Her vises det, hvordan det ser ud for en første konsultation:
Vigtigt: Når du skal sende fakturaen, skal du bruge Send via EAN.
Hvis du bruger EAN (Dinero) vil Tryg ikke kunne modtage din faktura.
Her kan du se vores videoguide til oprettelse af faktura for psykologer der bruger Tryg Behandlerbooking:
Ofte stillede spørgsmål (FAQ):
Hvordan tjekker jeg, om der er hul igennem til Tryg Behandlerbooking?
Hvordan tjekker jeg, om der er hul igennem til Tryg Behandlerbooking?
For at kontrollere, om der er hul igennem til Tryg Behandlerbooking kan du følge disse steps:
1. Kontroller hvilken kalender og hvilke ydelser der bruges:
Gå til Indstillinger → Tryg Behandlerbooking i brugerens system.
Se hvilken kalender og hvilke ydelser der er angivet.
2. Kontroller, at de valgte ydelser er tilgængelige i den valgte kalender
Gå til Ydelser og tryk på en af de to ydelser.
Tjek under Kalender, at ydelsen er tilgængelig i kalenderen.
3. Kontroller, at den valgte ydelse tilgængelig for Online Booking
Når du er inde på ydelsen og har tjekket at den er tilgængelig i din Tryg-kalender, skal du tjekke, at den også er tilgængelig for online booking. Det gør du under Online Booking:
4. Kontroller, at den valgte kalender er tilgængelig for Online Booking
Gå til Indstillinger → Online Booking → Ledige tider
Tjek, at kalenderen er aktiveret for online booking:
5. Tjek din Online booking, for at se, om du kan finde de ledige tider, som du har oprettet.
Du skal være samme sted som i Trin 4.
Tryk på direkte link:
Nu skulle du gerne være kommet ind på en ny fane med din Online booking. Hvis du har påkrævet login, så skal du først logge ind, før du kan se dine tilgængelige tider til Tryg Behandlerbooking.
Hvordan logger jeg ind?
Vi anbefaler at man har en testklient, så man kan logge ind og se, hvordan bookingen ser ud fra klienternes side. Du opretter en testklient ved at oprette dig med dine egne oplysninger på din online booking.
Hvorfor kan jeg ikke tilføje Betalingsgaranti-ID på en aftale?
Hvorfor kan jeg ikke tilføje Betalingsgaranti-ID på en aftale?
Betalingsgaranti-ID kan kun tilføjes på en aftale under selve oprettelsen af aftalen.
Har du derfor oprettet en aftale uden betalingsgaranti-ID, er det desværre nødvendigt at slette den pågældende aftale (og kreditere fakturaen, hvis denne også er oprettet), hvorefter du kan oprette samme aftale igen men her tilføje betalingsgaranti-ID under selve oprettelsen af aftalen.
Hvorfor får Tryg ikke min faktura, selvom jeg har sendt til dem?
Hvorfor får Tryg ikke min faktura, selvom jeg har sendt til dem?
I nogle tilfælde kan dette handle om, at fakturaen skal sendes via knappen "Send med EAN" på den oprettede faktura - som set herunder:
Det er her vigtigt at være opmærksom på at benytte systemets egen "Send med EAN" knap og ikke EAN-afsendelse via Dinero.
Hvor får jeg besked om en ny booking gennem Tryg Behandlerbooking?
Hvor får jeg besked om en ny booking gennem Tryg Behandlerbooking?
Hver gang der kommer en ny booking ind, vil du få en notifikation om dette. Hvis du under Indstillinger -> E-mail & SMS -> Klientaftaler har oprettet et beskedflow til nye bookinger, så vil du også få en e-mail eller SMS.
Det vil se ud på følgende måde, når du trykker på notifikationsklokken:
De samme oplysninger kan du også se, hvis du går ind på klienten og går til fanen Begivenheder:
Betyder det noget, hvilken pris jeg sætter på i systemet?
Betyder det noget, hvilken pris jeg sætter på i systemet?
Nej. Det betyder ikke noget, hvilken pris du sætter på din ydelse i systemet. Det er overenskomstydelsen der dikterer hvilken pris det er. Du skal blot sørge for at matche prisen, så den stemmer overens med overenskomstydelsen, når fakturaen oprettes.
Hvordan håndteres dobbeltsessioner?
Hvordan håndteres dobbeltsessioner?
I tilfælde af en dobbeltkonsultation, skal der bookes enten første eller opfølgende alt efter, hvilken behandling der tilbydes. Så kan der markeres ekstra tid i kalenderen til dette. Det kan nemt gøres ved at oprette en ekstra aftale i kalenderen på 45 minutter lige efter den anden aftale, eller på samme tidspunkt som den anden aftale.
Her skal du sørge for at vælge betalingsgarantien, så der tages to klip fra den.
Bemærk: Der tages kun 1 klip fra betalingsgarantien per oprettet aftale. Derfor skal du enten selv tælle antal klip der bruges, eller bedre endnu; oprette to aftaler der begge bruger et klip, som ligger samme tid i systemet.
Opretter du to samtaler i systemet, skal du kun fakturere den ene og vælge dobbeltkonsultation som overenskomstydelse.
Håndterer Tryg samtykke på vegne af behandleren?
Håndterer Tryg samtykke på vegne af behandleren?
Tryg håndterer ikke samtykke på vegne af behandleren. Som behandler skal du selv administrere dit samtykke med klienten, hvilket du kan bruge vores app Samtykke til:
Samtykke-appen: Når klienten er oprettet, kan behandleren gå ind og hente samtykke via klientprofilen. Behandleren kan også vente til klienten kommer ind i klinikken for så at spørge om samtykket og så registrere det på klientprofilen.
Det er altså behandlerens ansvar at indhente det nødvendige samtykke.
Hvad gør man når systemet siger, at der ikke er tilskud fra en kontakt?
Hvad gør man når systemet siger, at der ikke er tilskud fra en kontakt?
Hvis du får denne besked, når du vil oprette en faktura, så betyder det, at der er angivet får 0,- kr. på ordrelinjen. Du fikser det ved at få Stk. pris til at matche Tilskud fra TRYG:
Hvad gør jeg, hvis fakturaen til Tryg ikke ser korrekt ud?
Hvad gør jeg, hvis fakturaen til Tryg ikke ser korrekt ud?
Der kan være forskellige årsager til, at din Tryg-faktura ikke ser korrekt ud. Her er en checkliste, som kan hjælpe dig videre, hvis du ikke er sikker på, hvad du skal kigge efter.
1. Vær sikker på, at betalingsgarantien er koblet på aftalen.
Hvis ikke der er en betalingsgaranti koblet på aftalen, vil den relevante information ikke fremgå på fakturaen automatisk. Du kan tjekke dette på aftalen, hvor der står en blå linje med "1 behandling er brugt fra betalingsgarantien (x left)":
Hvis dette ikke fremgår skal du oprette en ny aftale, hvor betalingsgarantien anvendes. Her anbefales det, at du opretter en ny aftale med klienten i det samme tidsrum som den tidligere aftale.
I oprettelsen af aftalen skal du vælge den Tryg-ydelse der er relevant for klienten, hvilket typisk vil være din opfølgende konsultation, da første konsultation typisk oprettes gennem Tryg Behandlerbooking. Når du har oprettet den nye aftale kan du slette den tidligere aftale, så den ikke længere fremgår.
Bemærk: Hvis der ikke er en betalingsgaranti, skyldes det typisk, at det er muligt for dine klienter at booke Tryg-ydelser i din kalender. Vi anbefaler derfor at oprette Tryg i en privat kalender, som angivet i videoen under Opsætning af en kalender til Tryg Behandlerbooking.
2. Vær sikker på, at aftalen er koblet på fakturaen.
Den anden grund til, at Tryg-fakturaen kan se forkert ud, skyldes at der til tider ikke bliver koblet en aftale på fakturaen. Dette sker typisk, hvis man opretter en faktura og så bare vælger en Tryg-ydelse.
Det er vigtigt, at man vælger aftalen i fakturaoprettelsen. En god måde at sikre dette på, er ved at oprette fakturaen direkte fra aftalen. Dette gøres ved at gå ind på aftalen og trykke Opret faktura:
Lad os vide, hvis der andet vi kan hjælpe med!
Vi håber, at dette giver en ide om, hvor du kan finde de forskellige ting, der relaterer sig til Tryg Behandlerbooking!