Hvad er Kontakter og betalere?
Kontakter og betalere-appen giver dig mulighed for at oprette kontakter og andre betalere, og tilknytte dem til dine klienter.
En anden betaler kan være alt fra en forælder, søskende, slægtninge til et forsikringsselskab, en underafdeling til en virksomhed, osv., og det giver dem mulighed for at betale på vegne af klienten. For at aktivere det skal du gå til Apps-biblioteket på din konto og klikke på Aktiver ud for Kontakter og betalere.
Denne hjælpeside vil med tekst og videoguide nederst på siden hjælpe dig godt i gang med at benytte appen. I bunden af siden har vi også en vejledning til hvordan appen kan bruges ifm. indberetning til Sygesikringen 'danmark'.
Hvordan fungerer Kontakter og betalere-appen?
Hvis du har aktiveret app’en, og går ind under Indstillinger > Kontakter og betalere, vil du se følgende side:
I ovenstående eksempel har vi allerede oprettet nogle eksempler på andre kontakter og betalere. Hvis vi klikker på + Opret kontakt, vil vi blive spurgt om hvilken kontakt type vi vil oprette; en person, en virksomhed, en tjeneste eller en afdeling.
Hvis vi vælger at oprette en virksomhed, vil vi da blive vist en hel del felter, der kan udfyldes:
Disse felter vil da blive tilknyttet kontakten. Relevante felter vil blive automatisk udfyldt, hvis kontakten f.eks. tilknyttes som betaler til en faktura for en klient. Dette vil beskrives nærmere i de følgende afsnit.
Opret et forsikringsselskab som kontakt og betaler
Hvis en eller flere klienter ofte får deres behandlinger helt eller delvist betalt af et forsikringsselskab, kan det være smart at oprette forsikringsselskabet som en kontakt. Som vist i skærmbilledet overfor, vil der være mulighed for at udfylde alle relevante informationer om forsikringsselskabet. Hvis man f.eks. udfylder EAN nummer-feltet, vil dette felt automatisk blive udfyldt, hvis du vælger at sende en faktura til netop dette forsikringsselskab.
Hvordan fungerer det så i praksis?
Når du har oprettet dit forsikringsselskab, vil du kunne gå ind på en klientprofil, og tilføje forsikringsselskabet under Kontakter og betalere-menuen. Dette gøres ved at klikke + Opret kontakt, og tilføje forsikringsselskabet.
Du vil nemlig da have mulighed for at vælge en af de kontakter, du har oprettet via en drop-down menu. Du vil også kunne angive det tilskud, som kontakten typisk betaler for klienten.
Klik da Gem, og kontakten vil være tilknyttet klientens profil, og vil fremadrettet hurtigt og nemt kunne vælges som betaler på klientens faktura.
Tip: Benyt Kontakter og betalere i samspil med Behandlingsforløb-appen, for at gruppere og få overblik over dine behandlingsforløb med klienter, og lade systemet tælle automatisk ned efterhånden som antal bevillinger bliver brugt.
Opret en person som kontakt og betaler
Du kan oprette en anden person som betaler under Indstillinger > Kontakter og betalere. Det kan eksempelvis dreje sig om en forælder, der skal betale for et barn.
Når du har oprettet kontakten, så gå til klientprofilen og dernæst til Kontakter og betalere-fanen. Vælg + Opret kontakt, og tilknyt personen. Her vil du også kunne vælge det Tilskud personen typisk skal betale, deres Relationstype til klienten, samt om de skal modtage en kopi af reservationsbekræftelser på e-mail og SMS.
Hvis du har tilføjet kontaktinformationerne på personen, og vælger, at de skal modtage disse beskeder, kan du altså sørge for, at en forælder kan modtage bekræftelse på barnets aftale på egen mail.
Tip: Hvis du har familieterapi, kan vores app Par- og gruppeterapi også være relevant. Her vil alle automatiske beskeder også blive sendt til alle klienter tilknyttet aftalen.
Organisationsstruktur med Kontakter og betalere
Som nævnt ovenfor, er der fire typer af kontakter: personer (eksempelvis familiemedlem eller en behandler), virksomheder (eksempelvis et forsikringsselskab), tjenester og afdelinger.
Hvis du arbejder med flere separate afdelinger af en organisation, er det muligt at oprette dem som kontakter med relation til hinanden. Du kan altså oprette en underafdeling til et firma som en kontakt, og vælge at udfylde feltet Primær kontakt i organisationsstrukturen, når du opretter kontakten:
Hvis du udfylder dette felt, vil den hierarkiske struktur blive vist, når du klikker ind på den kontakt, du har oprettet. Det vil altså hjælpe dig til at danne overblik over organisationsstrukturen for dine kontakter med relation til hinanden.
Opret faktura med kontakt og betaler
Gå til Fakturaer-menuen og vælg Opret ny faktura. Her vælger du den ønskede klient og ydelse. Hvis der skal tilvælges en kontakt som betaler, så vælger du dette i Tilskud-feltet:
Du vil her kunne vælge mellem de kontakter, som er tilknyttet til klientens profil. Når kontakten er valgt, vil fakturaen blive opdateret med den stamdata, du har udfyldt for kontakten. Du vil kunne vælge, om klientens oplysninger skal fremgå af fakturaen eller ej, samt tilpasse andre individuelle data på fakturaen.
Det faste beløb eller procentvise beløb der er knyttet til kontakten, vil blive automatisk tilføjet til fakturalinjen for ydelsen:
Bemærk: Klientens delfaktura vil blive indberettet automatisk til Sygeforsikringen "danmark", hvis klienten er medlem af "danmark", og hvis det er en tilskudsgivende ydelse, der er tilknyttet fakturaen.
Godkend og send faktura til kontakt/anden betaler
Når du har tjekket, at alt ser korrekt ud, vælger du “Godkend fakturaer” og bekræfter:
Fakturaen vil nu blive splittet automatisk op i to.
Én faktura vil indeholde kontaktens delbetaling, og den anden vil indeholde kontaktens delbetaling:
Hvis det er en forsikring, og du har gemt EAN-nummeret i kontaktens stamdata, vil du blot kunne klikke Mere > Send med EAN. Felterne for EAN-afsendelse vil være auto-udfyldt, og du vil blot skulle bekræfte afsendelsen.
Bemærk: Vær opmærksom på, at specifikke forsikringer kan have specifikke krav til hvordan hvilke felter skal udfyldes, for at fakturaen kan læse af deres system.
Klientens delbetaling vil derefter på almindelig vis kunne sendes til klienten.
Kontakter og betalere med indberetning til "danmark"
Med appen Kontakter og betalere kan en faktura splittes op i to – én faktura med klientens egenbetaling og én faktura med forsikringens del.
Hvis klienten er medlem af Sygeforsikringen "danmark", og du som behandler har aktiveret Sygeforsikringen "danmark"-appen, og ydelsen giver et gebyr betalt af Danmark, så vil klientdelen af fakturaen blive rapporteret til Danmark, og Danmark vil automatisk modtage information om den fulde pris på fakturaen.
Hvis en person (f.eks. en forælder, der betaler for et barn) eller en forsikring betaler 100 % for en klient, er det også muligt at rapportere denne betaling til Danmark.
Når man opretter en faktura, der både skal sendes til "danmark", men også betales af en anden betaler, skal man blot tilføje en kontakt/betaler, og ellers oprette fakturaen som man normalt ville med "danmark". Man skal selvfølgelig også sørge for, at man under Ydelser-menuen har sørget for, at ydelsen har en tilskudsgivende "danmark"-ydelseskode tilknyttet - ellers bliver den ikke indberettet.
Nedenfor er der en video, der viser hvordan man splitter en faktura i to – én til klienten, som bliver indberettet til "danmark" og én faktura med forsikringens del.
Opret og fakturer møder med dine kontakter.
Lige som du kan oprette aftaler med dine klienter, kan du også oprette møder med dine kontakter. Det du skal gøre, er at klikke på 'Opret aftale' i kalenderen, men hvis du ønsker at oprette et møde, vælger du i stedet 'Opret en kontaktaftale'.
Når aftalen er afholdt, kan du fakturere den, ligesom du kan på en almindelig klient aftale.
Fakturaen vil altid være at finde under Kontaktens fakturaer under Indstillinger > Kontakter og betalere > 'Navnet på kontakten'.
Videointroduktion til Kontakter og betalere
Herunder ses en video, der kort gennemgår opsætning og arbejdsflow med Kontakter og betalere-appen: