Terapeut Booking skal sættes som din IT-leverandør, og du skal være tilmeldt d-service, før du kan aktivere Sygeforsikringen "danmark" integrationen.

Vejledning til at tilmelde dig d-service

Du finder d-service via dette link: D-service

Her vil du blive mødt af en loginside, hvor du nederst til højre kan vælge at oprette ny bruger:

Når du gør dette, vil du i processen skulle indtaste diverse oplysninger såsom "Navn", "Firma navn", "CVR-nummer", "Yder-type":

Nederst på siden skal du sætte sætte flueben i feltet "Jeg vil gerne indberette regninger til danmark". Her vælger du "It-leverandør" som mulighed og angiver Terapeut Booking som din It-leverandør. Se eksempel herunder:

Herefter kan du trykke "Videre". Når du har gennemgået resten af tilmeldingsprocessen, vil du modtage dit ydernummer.

Når du har modtaget ydernummeret, kan du gå videre til trin 1 i aktiveringen.

Er du allerede tilmeldt d-service?

Hvis du er tilmeldt d-service, så skal du have ændret din IT-leverandør til at være Terapeut Booking.

Dette gør du således:

Når du har fået en bekræftelse på at din aftale er lavet om (typisk indenfor få dage), så kan du gå videre til trin 1 i aktiveringen.

Trin 1: Gå til Apps og aktiver appen

Du finder menuen Apps ude til venstre i systemet. Når du går ind på menuen Apps, vil du kunne scrolle ned til Klienter-sektionen, hvor Sygeforsikring "danmark"-appen ser således ud:

Trin 2: Angiv d-service, behandlertype og ydernummer

I denne del af aktiveringen vil du blive bedt om at angive, hvorvidt du er tilmeldt d-service. Har du fulgt trinnene i vejledningen indtil nu, kan du trykke "Ja" her og fortsætte aktiveringsprocessen, hvor du vælger din behandlertype og indtaster dit ydernummer:

Er du ikke tilmeldt d-service, og/eller har du ikke fået angivet Terapeut Booking som IT-leverandør, bør du tjekke trin 1 i vejledningen for instruktioner hertil.

Trin 3: Angiv ydelseskoderne for dine ydelser

Når du skal indberette via "danmark", så skal der påsættes ydelseskoder på dine ydelser, så "danmark" kan registrere indberetningerne korrekt.

På dette trin vil du blive vist en komplet liste over dine ydelser, og du vil kunne vælge den korrekte ydelseskode for hver enkelt ydelse, der skal kunne indberettes til "danmark".

Det vil se ud som herunder:

Du kan se en komplet liste over ydelseskoder i d-service.

Når du har angivet ydelseskoder for alle de relevante ydelser, kan du trykke "Aktiver". Appen vil da være aktiveret.

Trin 4: Tjek om dine indstillinger er korrekte

Dette gør du inde i Indstilinger > Sygeforsikringen "danmark", som du finder ved at trykke på menupunktet Indstilinger og herefter på "Sygeforsikringen "danmark"":

Indstillingerne skal gerne se således ud som herunder:

Er der en fejlmeddelelse, kan det være, at ydernummeret ikke er gyldigt eller af anden årsag ikke er blevet aktiveret. Hvis ydernummeret ikke er gyldigt, vil det være nødvendigt at kontakte Sygeforsikringen "danmark" herom.

Her i videoen gennemgår Silas både opsætning af integrationen til Sygeforsikring "danmark" og indberetning af fakturaer til Sygeforsikring "danmark".

Når du indberetter til Sygeforsikringen "danmark" skal du udføre nogle forskellige skridt, før du opretter fakturaen:

Trin 1: Tilføj den korrekte ydelseskode til ydelsen

Dette er gjort, hvis du har fulgt opsætningsvideoen herover. Det er vigtigt at være opmærksom på, hvilken ydelseskode du har tilføjet til ydelsen. Vælges den forkerte ydelseskode, afvises fakturaen af "danmark".

Du kan også tilføje ydelseskode til ydelsen ved at gå ind i Ydelser-menuen og tilføje ydelseskoden manuelt i feltet "Sygeforsikringen "danmark" ydelse" på ydelsen - se eksempel herunder:

Trin 2: Tilføj CPR-nummer og sæt klienten som værende "danmark"-medlem

For at gøre dette skal du gå ind på klientprofilen og trykke på den blå "Rediger"-knap oppe til højre.

Her skal feltet "CPR" udfyldes med CPR-nummeret på klienten:

Derefter skal du trykke på feltet "Sygeforsikringen "danmark" gruppe" og vælge enten "Ved ikke", eller mulighederne for specifikke grupper:

Når du har udført ovenstående to trin, så er du klar til at fakturere klientaftalen.

For at indberetningen til "danmark" oprettes korrekt, så anbefaler vi, at du følger nedenstående vejledning.

1: Opret faktura via klientaftalen

Indberetninger til "danmark" skal altid have en behandlingsdato tilknyttet.

Vi anbefaler derfor, at du opretter faktura via klientaftalen fremfor via Faktura-menuen, da du så kan være sikker på, at indberetningen har fået tilføjet en behandlingsdato.

For at oprette fakturaen via klientaftalen skal du gå til din kalender, trykke på aftalen og vælge "Opret ny faktura" på aftalen - se eksempel herunder:

Du præsenteres herefter for en menu, hvor du kan vælge mellem "Rediger på fakturasiden" og nogle andre muligheder for hurtig-oprettelse af fakturaen:

Vælg her "Rediger på fakturasiden".

2: Tjek "danmark"-indberetningen på fakturaen

Det vigtigste at være opmærksom på fakturaen er indstillingerne for "danmark"-indberetningen.

Du finder indstillingerne for "danmark"-indberetningen ved at scrolle ned til ordrelinjen og klikke på blyant-ikonet ved linjen "Indberettes til "danmark", Behandlingsdato [DATO]":

Når du trykker på blyant-ikonet, vil du blive præsentere for indstillinger for Sygeforsikring "danmark" indberetningen på fakturaen. Du kan her tjekke indstillingerne for Behandlingsdato, Sygeforsikringen "danmark" ydelse (ydelseskoden) og Delvis betaling på indberetningen. Se eksempel her:

Det vigtigste at være opmærksom på her er ydelseskoden. Behandlingsdatoen skal være den samme som på klientaftalen, og "Delvis betaling" er ikke et særlig benyttet felt - skal du indberette til Danica/Pensam, tjek da vores vejledning til disse sygeforsikringer ud.

Indstillingerne for indberetningen er som oftest korrekte, så længe du har tilføjet den korrekte ydelseskode til ydelsen, og du opretter fakturaen via klientaftalen.

3: Vælg afregningsmetode i feltet "Sygeforsikringen "danmark" afregning"

Du kan i dette felt vælge enten "Afregnes med klienten" eller "Afregnes med behandleren" - som set herunder:

Når du vælger "Afregnes med klienten", er processen således:

I enkelte tilfælde kan "danmark" udbetale tilskud på det fulde beløb af ydelsens pris. Her vælges "Afregnes med behandleren", hvor fakturaen indberettes med det samme, at den er godkendt, og "danmark" derefter udbetaler tilskuddet til dig direkte. Herefter kan fakturaen markeres som betalt.

4: Godkend fakturaen og tjek "danmark"-feltet

Når ovenstående er tjekket, og oplysningerne på fakturaen er korrekte, kan du godkende fakturaen.

Efter godkendelse af fakturaen anbefaler vi at tjekke i "danmark"-feltet ude til højre på fakturaen, om indberetningen står til at gå igennem.

Når der i Sygeforsikringen "danmark"-feltet står "Denne faktura bliver indberettet til "danmark", når den markeres som betalt", så vil indberetningen blive sendt:

Du kan eftertjekke indberetningens indstillinger ved at trykke på den blå tekst "Indstillinger" i "danmark"-feltet:

5: Modtag betaling og Markér faktura som "Betalt"

Når du har modtaget betalingen fra klienten, kan du markere fakturaen som "Betalt".

Dette vil ændre statussen i Sygeforsikringen "danmark"-feltet ude til højre, hvor der nu vil stå "Fakturaen indberettes indenfor de næste 24 timer":

Det vil stadig være muligt at redigere i indberetningens indstillinger, indtil indberetningen er fuldført. Afvises indberetningen af "danmark" herefter, skal fakturaen som oftest krediteres og genoprettes med de korrekte indstillinger, men dette afhænger af den specifikke fejlmeddelelse fra "danmark".

Fejl i "danmark" indberetning:

Der kan opstå forskellige fejlkoder ved forkerte indstillinger enten på selve indberetningen eller ved manglende bevilling til klienten hos "danmark".

Disse fejlkoder vil kunne ses i "danmark"-feltet på fakturaen. Ved manglende bevilling vil der stå, hvad du kan gøre for at rette fejlen. Ved forkert ydelseskode vil det oftest være nødvendigt at ændre ydelseskoden ved kreditering af fakturaen og oprettelse af en ny faktura med korrekt ydelseskode på indberetningen.

Dette gøres inde på klientprofilen under Sygeforsikringen "danmark"-feltet:

Bemærk: Klienten skal have et CPR-nummer tilføjet for, at du kan vælge Sygeforsikringen "danmark" gruppe.

Vi anbefaler at oprette ny faktura via klientaftalen, da aftaledatoen på fakturaen dermed vil være korrekt. Du kan derfor med fordel have oprettet klientaftalen og afholdt denne, inden du går videre med dette og efterfølgende trin.

Dette gøres inde på den pågældende aftale som set herunder:

Vælg herefter "Rediger på fakturasiden" under oprettelsen:

Dette er en vigtig del af at indberette korrekt, da "danmark" ikke registrerer fakturaen korrekt, hvis du ikke ændrer fakturaens klientinformationer.

Du ændrer klientinformationer på fakturaen ved at trykke på blyantikonet ved klientens navn og øvrige informationer:

Når du har trykket på blyantikonet, så vil der komme en ny menu op, hvor informationerne, der skal ændres, er:

I denne menu skal følgende ændringer foretages:

CPR nummer skal ikke ændres - CPR-nummeret skal forblive klientens CPR-nummer

En korrekt ændring vil derfor se således ud med Danicas informationer i Navn, Adresse, Postnummer og By men klientens CPR nummer i CPR-feltet:

Tjek efter i D-service eller med klienten, om Danica/Pensam giver tilskud til det fulde beløb.

Hvis Danica/Pensam yder tilskud til fuldt beløb:

Vælg da "Afregnes med behandleren" i feltet Sygeforsikring "danmark" afregning

Når der vælges "Afregnes med behandler" i dette felt, så vil tilskuddet blive udbetalt til dig, og klienten skal ikke betale noget. Ved "Afregnes med behandler" vil fakturaen blive indberettet, så snart den er godkendt modsat ved "Afregnes med klienten", hvor fakturaen først indberettes, når den markeres som betalt.

Hvis Danica/Pensam kun yder tilskud til en del af ydelsens beløb: Vælg da "Afregnes med klienten" i feltet Sygeforsikring "danmark" afregning

Når der vælges "Afregnes med klienten" i dette felt, så vil klienten skulle betale det fulde beløb til dig som behandler. Når du har modtaget betalingen, kan du markere fakturaen som betalt, og fakturaen vil herefter blive indberettet til Danica/Pensam via "danmark".

Når indberetningen er modtaget og godkendt, vil "danmark" udbetale tilskuddet fra Danica/Pensam direkte til klienten.

Vigtige punkter at være opmærksom på resten af fakturaen er:

De tre ovenstående punkter kan tjekkes i disse felter, som er markeret med rødt på screenshottet herunder:

Når du har trykket Godkend, afhænger den næste del af forløbet af, om tilskuddet er fuldt eller delvist, og du derfor har valgt enten "Afregnes med behandleren" eller "Afregnes med klienten".

Er "Afregnes med behandleren" valgt, så vil fakturaen blive indberettet med det samme. "danmark" vil udbetale Danica/Pensams tilskud til dig i dette tilfælde.

Er "Afregnes med klienten" valgt, så vil fakturaen først blive indberettet, når din klient har betalt, og du markerer fakturaen som betalt. "danmark" vil udbetale Danica/Pensams tilskud til klienten i dette tilfælde.

I videoen herunder forklarer Silas, hvordan du indberetter til Danica/Pensam via "danmark". For yderligere vejledning til at sætte klienten som medlem af "danmark", kan du tjekke tekstvejledningen herover.

Hvis du får en fejlmelding omkring Sygeforsikringen "danmark" inde i dit system, er der oftest tale om problemer med enten dit ydernummer eller din IT-udbyder. Derfor, så skal du tjekke inde under Indstillinger > Sygeforsikringen "danmark" at dit ydernummer står korrekt. Hvis det står korrekt som i d-service, så skal du ringe til "danmark" og sikre dig, at Terapeut Booking er sat op som din IT-udbyder. Når Terapeut Booking er sat korrekt op som din IT-udbyder og dit ydernummer står rigtigt, så burde du ikke få fejlmeldinger for integrationen igen.

Ja, du kan sagtens indberette til Sygeforsikringen "danmark" uden et offentligt ydernummer. Du skal blot være oprettet inde i d-service, "danmark"s portal for indberetninger. Du kan tilmelde dig til d-service hér. Indtast blot dine oplysninger, men lad feltet Ydernummer stå tomt. Så får du et ydernummer af "danmark" som du kan indberette med. Vær opmærksom på, at det ydernummer du får af "danmark" til d-service ikke er et offentligt ydernummer, og derfor kun virker til indberetninger til "danmark".

Vi har designet indberetning for klippekort super smart. Du kan nemlig opsætte dine klippekort til at have et ydelsesnummer, sådan at den tilkoblede aftale bliver indberettet. Klip fra klippekort bliver indberettet efterhånden som de bliver brugt, indenfor 24 timer af at en aftale afholdes. På den måde indberettes der kun den rigtige mængde behandlinger, og klienten får løbende tilskud.

Du kan se gennemgangen af indberetning af klippekort i følgende video:
​

Jeps! Hvis du laver en faktura i Terapeut Booking som så indberettes til "danmark", så vil en kreditnota lavet ud fra fakturaen annullere indberetningen. På den måde sikrer vi, at du eller klienten ikke får for meget i tilskud som så skal tilbagebetales. Du skal i din kreditnota blot vælge at oprette kreditnotaen ud fra den indberettede faktura.

Når du indberetter en faktura og derefter ser, at CPR-nummeret står forkert, så kan vi ikke gensende samme faktura med nyt CPR nummer. Derfor skal du oprette en kreditnota på fakturaen, så den annulleres hos "danmark". Herefter skal du oprette en ny faktura med det rigtige CPR nummer og så indberette den med de korrekte oplysninger. Så vil "danmark" modtage fakturaen med de rigtige oplysninger og kunne behandle indberetningen korrekt.

En faktura vil først indberettes til "danmark" når fakturaen markeres som betalt. Men det kan skabe rod i regnskabet hvis du har behandlinger betalt med bevilling. Fordi i disse behandlinger, så skal du jo have afsendt fakturaen før du modtager betaling. Det er af præcis denne grund, at vi har indstillingen “Sygeforsikringen "danmark" afregning”. Hvis tilskuddet er sat til at afregnes med klienten, så afsendes fakturaen først ved betaling. Hvis du derimod vælger afregnes med behandler så indberettes fakturaen, før at den bliver markeret som betalt. Når du så modtager betalingen, kan du blot markere den som betalt.

Dine aktive ydernumre findes i Indstillinger > Sygeforsikringen 'danmark'.

Har du ubrugte ydernumre, fjerner du disse inde i Indstillinger > Sygeforsikringen 'danmark' ved at klikke på selve ydernummeret og trykke "Slet" som set herunder:

Hvis du deaktiverer en medarbejder, som har benyttet et ydernummer, og dette ydernummer derefter ikke er tiltænkt som værende aktivt, skal du også inde i ovenstående indstillinger og slette det (ellers bliver der opkrævet for det, da alle medarbejdere i klinikken vil kunne benytte pågældende ydernummer til indberetninger).