Faktura i systemet
I systemet er der et komplet fakturasystem til at gøre dine manuelle betalinger så let som ingenting. Denne funktion vil tillade dig at oprette nye faktura og sende dem til dine klienter. Den vil også holde styr på alle dine betalte og ikke betalte faktura, downloade rapporter af din totale indtægt og meget mere. På følgende sider vil du finde et kort overblik over Faktura-menuen, og hvordan man navigerer i dens funktioner. Her er nogle nyttige links til dig, så du kan dykke mere ned i fakturafunktionen.
Basale fakturafunktioner
Herunder vil vi gennemgå nogle basale fakturafunktioner.
Klik på Fakturaer i siden menuen for at finde overblikket over dine fakturaer. I toppen af siden kan du finde alle de generelle fakturafunktioner:
Opret en ny faktura
Opret en ny kreditnota
Gruppere fakturaer
Se hvilke aftaler der ikke er faktureret endnu
Download alle dine fakturaer
Download en rapport
Du vil også kunne se nogle nøgletal omkring din ugentlige, månedlige og årlige indtjening.
Fakturapåmindelser
Du kan sende en fakturapåmindelse på forfaldne fakturaer. Dette kan du enten gøre manuelt for den enkelte faktura eller opsætte systemet til at klare det helt automatisk.
Manuel udsendelse af fakturapåmindelser
Hvis du ønsker selv at styre, hvornår en påmindelse sendes afsted, kan du gøre det manuelt:
Gå til den pågældende forfaldne faktura i systemet.
Klik på knappen "Send fakturapåmindelse".
Beskeden bliver herefter sendt afsted med det samme
Automatisk udsendelse (Planlægningspåmindelse)
Du kan også lade systemet stå for arbejdet. Funktionen sender automatisk op til 3 e-mailpåmindelser til klienter, der har udestående regninger. Den aktiveres og opsættes i to enkle trin:
Trin 1: Aktivér funktionen og vælg timing
Gå til Indstillinger → Faktura og rul helt ned til sektionen planlægningspåmindelse i nederste højre hjørne.
Slå toggle til ved "Aktiver planlægningspåmindelse".
Du kan nu tilpasse de to tidsintervaller:
Dage efter forfaldsdato: Angiv, hvor mange dage der skal gå fra forfaldsdatoen, før den første påmindelse sendes (standard er 1 dag).
Dage mellem påmindelser: Angiv, hvor mange dage der skal gå mellem de efterfølgende påmindelser (standard er 7 dage).
Eksempel: Med standardindstillingerne modtager klienten en påmindelse efter henholdsvis 1, 8 og 15 dage – herefter sendes der ikke mere.
Klik på "Gem indstillinger" øverst på siden, når du er færdig.
Trin 2: Tilpas indholdet i e-mailen
Gå til Indstillinger → E-mail og SMS → Andre indstillinger.
Find boksen "Påmindelse om ubetalt faktura" under sektionen Faktura.
Klik på "Rediger e-mail" for at skrive din egen emnelinje og brødtekst, så beskeden passer til din praksis.
Bemærk: Du kan altid redigere i denne e-mailskabelon, uanset om funktionen er tændt eller slukket. Din påmindelse sendes dog først uf, når du har aktiveret toggle under Trin 1.
💡 Godt at vide
Maksimalt 3 påmindelser: Systemet sender højst 3 automatiske påmindelser pr. faktura. Herefter stopper rækken automatisk.
Krav om gyldig e-mail: Der sendes kun påmindelser, hvis klienten har en gyldig e-mailadresse registreret på sin profil.
Afskriv faktura
Afskrivning af faktura - Det er muligt at afskrive en faktura. Afskrivning kan bruges, hvis det forventes, at du ikke vil modtage betalingen. I dette tilfælde kan du afskrive fakturaen som et tab i dit regnskab.
Det er ikke muligt at slette faktura. Den korrekte fremgangsmåde vil være gennem en kreditering af den fejloprettede faktura. Herfra kan du oprette en ny faktura, hvis rettelser er nødvendige.
Hold styr på dine faktura
At have overblik over alle ens faktura kan hurtigt blive en større opgave. Systemet indeholder derfor nogle funktioner, der kan gøre tingene lidt nemmere. På startsiden vil du se alle fakturaer, du har oprettet. Her kan du hurtigt finde information om klientens navn, fakturadato, og det totale beløb af betalingen. Alle fakturaer er også markeret med en farve:
Den grønne farve betyder, at din faktura er blevet betalt af din klient.
Den røde farve betyder, at der afventes betaling af fakturaen.
Den gule farve repræsentere forfaldne fakturaer.
Den grå farve repræsenterer kreditnota.
Den lilla farve repræsenterer afskrevne fakturaer.
Hvis du leder efter nogle specifikke faktura, kan du skifte mellem de forskellige kolonner. Her kan du vælge mellem om du vil se alle, igangværende, ikke betalte, forfaldne, krediterede, aktive, ikke betalte og ikke sendte eller betalte fakturaer.
Du kan også bruge søgefeltet til at søge efter en specifik klients faktura eller et specifikt fakturanummer. Hvis markere flere fakturaer på fakturasiden, vil du blive i stand til at vælge de specifikke faktura fra listen og sende, printe, afskrive eller markere dem som betalt – på én gang.
Vi håber, at dette giver dig en god introduktion til fakturafunktionen.
🤗 Vi håber, at denne hjælpeartikel har hjulpet dig. Hvis du stadig har spørgsmål eller mangler svar på noget, er du altid velkommen til at kontakte os.
💡 Din feedback er vigtig for os! Du kan hjælpe os med at gøre vores hjælpeartikler endnu bedre ved at give os din feedback nederst i hjælpeartiklen, eller skrive forbedringsforslag til os.