Som behandler er det vigtigt at holde sig informeret om reglerne for sikker databehandling i ens land. Ifølge GDPR, skal behandlingen af personlige data godkendes af de der ejer denne data, dvs. dine klienter.
I vores system har vi derfor udviklet en samtykke-app, der vil lade dig specificere om dine klienter har accepteret opbevaringen af deres personlige data. Her vil du se hvilke af dine klienter har givet samtykke til databehandling og hvem der stadig mangler at give samtykke. Du vil fra vores system få en standardtekst, der kan hjælp dig i gang, og du vil let kunne sende en e-mail til dine klienter, hvor du beder om deres samtykke.
Opsætning af appen
Først skal du aktivere Samtykke-appen. Dette gøres ved at gå til vores Apps-bibliotek og finde appen. Så snart du har presset Aktiver, vil du skulle indstille opsætningen. Her vil du finde general information om appen.
I det næste trin vil du se en standardtekst til din samtykkeerklæring. Det kan tilpasses til dine behov.
Obs.: Vores system fraskriver sig alt ansvar i forhold til mangler og fejl ved at bruge denne standardtekst. Ansvaret for at have en fyldestgørende tekst i erklæringen for netop din profession og forretning er hos individet der anvender den.
Når du har tjekket og forberedt din tekst, vil du kunne vælge hvornår du ønsker at indhente samtykke. Her vil du have flere forskellige muligheder, og kan aktivere alle dem der passer til dine behov og din situation. Disse muligheder er alle relateret til din Online Booking, hvilket betyder at dine klienter vil se en forespørgsel om samtykke, når de eksempelvis booker en ny aftale online. Men du kan også sende samtykkeforespørgsler manuelt.
Og med dette, har du aktiveret og opsat din samtykke-app!
Tjek samtykkestatus og indhent samtykke manuelt
Nu da appen er opsat, kan du gå til klientens profil og tjekke deres samtykkestatus. På venstre side af klientprofilen, kan du se om samtykket er blevet indhentet eller ej. Hvis ikke, har du mulighed for at gøre det ad denne vej.
Ved at klikke på Indhent samtykke-knappen, kan du enten angive accept af samtykke manuelt eller sende klienten en forespørgsel om samtykke. Når klienten har accepteret samtykket, vil denne accept blive opdateret og vist på deres klientprofil.
Du vil også holde styr på hvilke klienter der har givet samtykke, og hvilke der stadig mangler at give det. For at gøre dette, vil du skulle gå til Klienter og til højre i drop-down-menuen vælge et af flere filtre. Her vil du bl.a. finde filtre relateret til samtykke. Vælg det rette filter, for at få vist de klienter du leder efter!
Opdater samtykkeerklæring
Hvis du opdaterer teksten i din samtykkeerklæring, skal du muligvis genindhente samtykke fra dine klienter. Systemet vil da fortsætte med at indhente samtykke fra dine klienter, når de booker en ny aftale hos dig:
