Hvad er Zapier?
Zapier (https://zapier.com/) er et af de mest betydningsfulde integrationsværktøjer på markedet lige nu. Kort og godt, så lader det dig integrere mere end 3000 apps med hinanden, og dermed automatisere flowet mellem de forskellige digitale værktøjer du bruger. Og det bedste ved det hele? EasyPractice er en af disse apps, hvilket betyder at du kan integrere dit system med en hel masse andre apps og systemer.
Info: EasyPractice er vores internationale navn, som ofte ses brugt i forbindelse med vores integrationer.
Appen tillader dig at oprette såkaldte 'Zaps'. Et zap svarer til en handling, kaldt en Trigger, som automatisk aktiverer en anden handling, hvilket kaldes en Action. I denne guide vil vi vise dig præcis hvordan man sætter disse zaps op, og hvordan værktøjet virker sammen med dit system.
Se vores videoguide til Zapier nedenstående (bemærk, at Zapier har skiftet udseende, men principperne er fortsat de samme):
Aktiver Zapier
Start med at aktivere appen Zapier under Apps. Du vil nu skulle vælge hvilken information du ønsker at dele med Zapier. Al information vil blive sendt krypteret.
Herefter kan du oprette en bruger i Zapier, ved at gå til Zapiers hjemmeside og klikke Sign up. Følg instruktionerne og vælg hvilken konto du vil tilknytte til systemet. Nu er du klar til at komme igang med at lave Zaps!
Indstillinger for Zapier
Under indstillingerne for zapier, som du finder gennem Indstillinger > Zapier, kan du justere hvilke data Zapier skal trække ud. Tryk på Klik her for at se detaljer, for at udvide mulighederne:
Du kan også oprette ekstra felter, som så vil fremgå under disse indstillinger, hvis der er noget helt specifikt du gerne vil have sat op med Zapier.
Vigtigt: Inden du går i gang med at oprette din første zap, så skal du være opmærksom på, at systemet kun tillader at trække data ud af systemet og ikke at indsætte ny data i systemet. Du kan derfor kun bruge EasyPay som Trigger.
Opret din første Zap
Trin 1: Log ind på din Zapier-konto og klik på Create og vælg Zaps.
Nu kommer du til dit Zapier-værktøj, hvor du kan slippe kreativeteten løs:
Trin 2: Sæt din Trigger op
Ud fra det ovenstående overblik kan du vælge Trigger og Action. Vælg EasyPractice som Trigger ved at fremsøge den i listen over apps, som åbner, når du klikker på Trigger-kassen.
Når du har valgt EasyPractice som din trigger, skal forbindelsen oprettes. Dette gør du ved at vælge Trigger event og Account. Trigger event er hvad der skal sætte din Zap i gang. Account skulle den gerne finde selv, da du allerede har aktiveret appen. Her kan du blot trykke på Connect a new account, hvis der ikke er en forbundet endnu.
Tip: Du kan bruge Zapiers Copilot til at hjælpe dig i gang. Beskriv her, hvad du gerne vil sætte op, og så kan den muligvis hjælpe dig videre. Den er i et test-stadie, så det er ikke garanteret, at den kan hjælpe dig.
Trin 3: Sæt din Action op
Eksempel på en zap: Se hvor meget en klient har betalt i alt på en ny faktura
Nu skulle der gerne både være et Trigger event og en konto tilknyttet. Når du trykker Continue, så vil Zapier teste din Trigger. I eksemplet vil der komme de tre seneste faktura frem, da jeg har valgt Trigger event til at være New Invoice.
Efter jeg har testet det, skal jeg vælge min Action. Her vælger jeg, at den skal sende navnet på klienten og total beløb for den nye faktura til et Google Sheets regneark. Jeg vælger det spreadsheet der hedder Zapier Test og så vælger jeg mit Worksheet der hedder Sheet1. Udover det skriver jeg selv ind at jeg gerne vil se Klient og Beløb, som jeg definerer med "/" og så det relevante info. Det ser sådan ud:
Dette skal også testes, og når det er gjort får du muligheden for at Publish den. Her kan du se den data der sendes videre, som er Klient: Billy Billy og Beløb: 100. Disse informationer bliver også sendt videre til det regneark jeg har angivet.
Tryk Publish og nu har du sat en Zap op, som kører, hver gang der bliver lavet en ny faktura. Med dette eksempel kan du nemt sortere i de klienter som betaler mest eller bruge det som et springbræt til at optimere din virksomhed yderligere med Zapier.
Zapier er den nemmeste måde at automatisere og videreføre data, hvorend du ønsker at bruge det.