I en klinik eller forretning er der som oftest et vist antal medarbejdere, der udfører forskellige funktioner. Medarbejderne der udføre forskellige funktioner, kræver forskellige adgangsrettigheder. Her kan du læse om, hvordan du opretter medarbejderprofiler for dine medarbejdere, og laver rettighedsgrupper til de forskellige funktioner dine medarbejdere udfører, og tildeler dem til medarbejderen. På denne måde vil hver medarbejder have adgang til den information der er relevant for dem. Du kan oprette så mange brugere du ønsker, og tildele med adgange til hvad de kan og ikke kan se.
Her har vi en introduktions video til "Medarbejdere"-appen:
Aktivering af "Medarbejdere"-appen
For at aktivere "medarbejdere"-appen, skal du gå til Apps og finde Medarbejdere under Essentielle apps-kategorien.
Når du aktivere appen, vil du blive spurgt om du vil bruge nogle af vores prædefinerede rettighedsgrupper, for at komme godt igang. Her markere du de grupper du mener er relevante for din klinik, og trykker aktiver.
Når den er aktiveret, vil du have muligheder for at klikke på Indstillinger-knappen. Herefter vil du komme ind på den side hvorfra du kan oprette dine medarbejdere.
Denne side kan også findes ved at gå til Indstillinger > Brugeradministration.
Her kan du finde overblikket over dine oprettede medarbejdere og du kan se hvem der er kontoejeren.
Oprettelse af rettighedsgrupper
Inden du går igang med at oprette medarbejdere, vil vi anbefale du opretter rettighedsgrupper til de funktioner de skal udføre.
Gå til 'Grupper'-menuen, og klik på en eksisterende gruppe, eller klik Opret ny gruppe. Du vil nu se muligheder for at navngive gruppen og tilpasse adgangsrettighederne:
Adgangsrettighederne vil være inddelt i forskellige områder/kategorier, der forhåbentlig vil gøre det endnu lettere for dig at finde de rette indstillinger. Du kan klikke på hvert område, for at se de specifikke indstillinger indenfor hvert område.
Eksempel: Ved rettighedsområdet 'Klienter', kan du vælge, I hvilken grad (se, redigere, slette, eller ingen adgang) dine medarbejdere skal have adgang til enten deres egne eller alle klienter samt fakturaer og journaler:
Når du har valgt de ønskede rettigheder, skal du blot huske at vælge Gem. Så vil den/de medarbejdere, der er tilknyttet gruppen, få opdateret deres adgangsrettigheder. Du kan også tilføje nye brugere til gruppen for at give dem de samme adgangsrettigheder.
Oprettelse af en medarbejder
For at oprette en ny medarbejder skal du trykke på knappen Opret medarbejder. Et nyt vindue åbnes. Her vil du kunne angive: Billede, Navn, E-mail, Telefon, Beskæftigelse, kalender, samt hvilken rettighedsgrupper medarbejderen skal være en del af. Du kan vælge flere grupper, hvis medarbejderen håndtere flere forskellige funktioner.
HUSK: Som følge af vores prismodel, tilbyder vi medarbejder login til receptionister og bogfører, der ikke også er behandlere gratis. Derfor er det vigtigt at vælge den rigtige profession under beskæftigelse.
Klientadgange (Indstillinger)
Så snart du har oprettet dine medarbejdere, kan du vælge hvilken adgang de skal have, når nye klienter opretter sig eller booker en aftale. Denne indstilling finder du under Indstillinger > Brugeradminstration > Indstillinger. Du har mulighed for at give alle medarbejdere adgang til at se den nye klient, eller adgang til at se og redigere den nye klient. Her findes også en Gør ingenting-mulighed.
Når du har sat disse adgange op, kan dine klienter komme i gang med at bidrage til din klinik på den måde du ønsker.
Hvad kan en medarbejder i systemet?
En medarbejder-konto kan stort set gøre alt hvad kontoejeren kan, alt efter hvad de har fået adgangsrettigheder til. Hvis de har fået adgangsrettigheder til at redigere "Indstillinger", så vil de kunne ændre stort set alle indstillinger, både i forhold til abonnement og medarbejder-indstillinger.
Vær derfor opmærksom på, kun at give denne adgang til brugere, der skal have fuld administratoradgang.
En medarbejder kan dog aldrig ændre egne rettigheder eller kontoejerens adgang, og de kan ikke se aktivitetslogs i klientjournaler. Dette er kun muligt for kontoejeren.
Hvordan tildeler man klienter til sine medarbejdere?
Du kan manuelt tildele en klient til en medarbejder, når du opretter en aftale. Når du opretter en ny aftale med en klient, vil der være en dropdown-menu med dine medarbejdere. Her kan du vælge den medarbejder du ønsker at tildele klienten.
Hvis du ikke ønsker at gøre dette manuelt, kan det også gøres gennem Online Booking. Du gør dette ved at gøre dine medarbejderes kalendere tilgængelige for klienter. Dette gøres under Indstillinger > Online Booking > Ledige tider. Her vil du kunne se og vælge imellem alle oprettede kalendere. Hvis du gør en kalender tilgængelig, vil klienter kunne booke direkte i din medarbejders kalender. På denne måde vil de automatisk blive tilskrevet den givne medarbejder.
Hvordan kan jeg deaktivere/slette en medarbejder?
"Medarbejdere"-appen indeholder også en funktion, der giver dig som bruger mulighed for at deaktivere medarbejdere og forhindre dem i at logge ind. Du finder knappen til det, når du redigerer en medarbejder (Indstillinger > Brugeradministration > Tryk på den relevante medarbejder).
Når du klikker på den, bliver medarbejderen straks logget ud af systemet og kan ikke logge ind, før han/hun bliver aktiveret igen. Knappen ovenfor vil da hedde Aktivere.
Ingen af medarbejderens data slettes, når vedkommende deaktiveres. Der bliver heller ikke opkrævet abonnement for deaktiverede medarbejdere.
OBS: Deaktivering anbefales, hvis du ikke vil betale for en medarbejder længere, men stadig vil have medarbejderkontoen i systemet. Du kan også slette medarbejderen via Slet-knappen. Dette sletter medarbejderen, men bibeholder medarbejderens kalender og de aftaler der er i den.
FAQ
Hvordan får mine medarbejdere notifikationer om nye bookinger?
Hvordan får mine medarbejdere notifikationer om nye bookinger?
Hvis du vil opsætte notifikationer ved nye bookinger til dine medarbejdere, kan dette gøres under Indstillinger > E-mail og SMS > Klientaftaler. Læs mere om dette i vores guide til E-mail og SMS - Klientaftaler.
Hvad sker der med de adgangsrettigheder, jeg har givet mine medarbejdere før Brugeradministration eksisterede?
Hvad sker der med de adgangsrettigheder, jeg har givet mine medarbejdere før Brugeradministration eksisterede?
Dine eksisterende medarbejdere vil ikke opleve en ændring i deres adgangsrettigheder - de allerede eksisterende indstillinger vil forblive som de er. Hvis du som hovedbruger allerede har tildelt specifikke rettigheder til enkelte brugere, vil disse rettigheder fortsat være gældende, indtil du beslutter at opdatere eller ændre dem ved hjælp af den nye brugeradministration.
Det vil sige, at din medarbejderes rettigheder bliver ændret, hvis du:
Tilføjer dem til en ny gruppe.
Ændrer adgangsrettighederne for deres eksisterende gruppe.
Det er altid en god idé at kigge adgangsrettighederne igennem på de grupper, der er oprettet i systemet, for at se hvordan de nye indstillinger ser ud, og for at tjekke, om nogle rettigheder skal opdateres.
Mine brugere har forskellige adgangsrettigheder til individuelle kalendere – hvordan administreres dette?
Mine brugere har forskellige adgangsrettigheder til individuelle kalendere – hvordan administreres dette?
Adgangsrettigheder til kalendere kan stadig administreres individuelt for den enkelte medarbejder.
Eksempel: Hvis I har ti forskellige kalendere, og har valgt meget specifikt hvilke kalendere jeres medarbejder skal henholdsvis kunne se, redigere eller ikke have adgang til, så vil disse individuelle rettigheder også blive overført.
I vil kunne se og dobbelttjekke disse rettigheder ved under 'Indstillinger' > 'Brugeradministration' at gå til 'Brugere'-menuen, og klikke på en medarbejder. Vælg herefter 'Kalendere':
Selv hvis en bruger har en specifik kalenderadgang, som ikke være ens for hele gruppen, kan I fortsat administrere dette individuelt.
Inde i brugerens gruppe-indstillinger, skal de have adgang til egne kalendere, hvis de skal have disse individuelle kalenderadgange. Alternativt kan du give en gruppe adgang til alle kalendere - se næste punkt for mere information om dette.
Hvad sker der hvis en bruger ikke er tildelt en gruppe?
Hvad sker der hvis en bruger ikke er tildelt en gruppe?
Hvis en bruger ikke har en gruppe tildelt, vil de have begrænsede rettigheder, eller de vil ikke have adgang til de funktioner, der er nødvendige for at arbejde effektivt. Vi anbefaler, at du altid tildeler en gruppe til dine brugere for at sikre, at de har de rette adgangsrettigheder.
Er der en grænse for, hvor mange grupper jeg kan oprette?
Er der en grænse for, hvor mange grupper jeg kan oprette?
Nej, der er ingen grænse for antallet af grupper, du kan oprette. Du kan oprette så mange grupper, som du behøver, for at sikre, at alle dine medarbejdere har de nødvendige adgangsretter.