I en klinik eller forretning er der som oftest et vist antal medarbejdere med forskellige opgaver og klienter. Forskellige medarbejdere og type af personale kræver forskellige adgangsrettigheder. Her kan du læse, hvordan du opretter medarbejderprofiler for dine medarbejdere, og lader dig indstille deres rettigheder i systemet. På denne måde vil hver medarbejder have adgang til den information der er relevant for dem. Du kan oprette så mange brugere du ønsker, og tildele med adgange til hvad de kan og ikke kan se.
Her har vi en introduktionsvideo til Medarbejderappen:
Privatlivsindstillinger
Du kan vælge i hvor høj grad dine forskellige medarbejdere skal kunne se og redigere ting i systemet. Baseret på deres stilling eller hvilke klienter de har, vil du kunne styre hvilken data, der skal være utilgængelig for dem. Dette vil også lette det organisatoriske arbejde for dine medarbejdere, siden de kun vil skulle gennemgå den data der er tilgængelig for dem.
Oprettelse af en medarbejder
For at aktivere medarbejderappen, skal du gå til Apps og finde Medarbejdere under Essentielle apps-kategorien.
Når den er aktiveret, vil du have muligheder for at klikke på Indstillinger-knappen. Herefter vil du komme ind på den side hvorfra du kan oprette dine medarbejdere. Denne side kan også findes ved at gå til Indstillinger > Medarbejdere. Her kan du finde overblikket over dine oprettede medarbejdere og du kan se hvem der er kontoejeren.
For at oprette en ny medarbejder skal du trykke på knappen Opret medarbejder. Et nyt vindue åbnes. Her vil du kunne angive: Billede, Navn, E-mail, Telefon, Beskæftigelse og om der skal oprettes en kalender til medarbejderen.
Bemærk: Hvis du vælger at oprette en kalender, så vil denne fremgå sammen med dine andre kalendere med navnet som du angiver under Navn.
Det næste trin i oprettelsen af medarbejderen vil være at bestemme tilladelser. Du vil først skulle bestemme hvilke klienter en medarbejder har adgang til:
Du kan vælge at give dem adgang til:
Alle klienter
Her skal du vælge om de Kan se eller Kan ændre.
Kun egne klienter
Her skal du vælge om de Kan se eller Kan ændre.
Ingen klienter
Her er der ikke adang til hverken at se eller at ændre klienter
En anden ting du skal tage stilling til, er at vælge din medarbejders adgangsrettigheder i systemet. Du vil altid kunne ændre dette efter medarbejderen er oprettet, ved at trykke på dem under Indstillinger > Medarbejdere og så gå til Tilladelser.
I det sidste trin af oprettelsen, skal du bestemme hvilke eksisterende kalendere din medarbejder skal have adgang til. For at færdiggøre oprettelsen, trykker du blot på Opret medarbejder:
Efter medarbejderen er oprettet, vil de modtage et password på deres mail. Hvis du klikker på en eksisterende medarbejder, vil du som sagt kunne redigere dem og herunder også nulstille deres password.
Klientadgange (Indstillinger)
Så snart du har oprettet dine medarbejdere, kan du vælge hvilken adgang de skal have, når nye klienter opretter sig eller booker en aftale. Denne indstilling finder du under Indstillinger > Medarbejdere > Indstillinger. Du har mulighed for at give alle medarbejdere adgang til at se den nye klient, eller adgang til at se og redigere den nye klient. Her findes også en Gør ingenting-mulighed.
Du kan også give dem adgang via deres medarbejderprofil ved at redigere medarbejderens klientrettigheder. De samme muligheder er tilgængelige for både aftaler og events.
Når du har sat disse adgange op, kan dine klienter komme i gang med at bidrage til din klinik på den måde du ønsker.
Hvad kan en medarbejder i systemet?
En medarbejder-konto kan stort set gøre alt hvad kontoejeren kan, alt efter hvad de har fået adgangsrettigheder til. Hvis de har fået adgangsrettigheder til at redigere "Indstillinger", så vil de kunne ændre stort set alle indstillinger, både i forhold til abonnement og medarbejder-indstillinger.
Vær derfor opmærksom på, kun at give denne adgang til brugere, der skal have fuld administratoradgang.
En medarbejder kan dog aldrig ændre egne rettigheder eller kontoejerens adgang, og de kan ikke se aktivitetslogs i klientjournaler. Dette er kun muligt for kontoejeren.
Hvordan tildeler man klienter til sine medarbejdere?
Du kan manuelt tildele en klient til en medarbejder, når du opretter en aftale. Når du opretter en ny aftale med en klient, vil der være en dropdown-menu med dine medarbejdere. Her kan du vælge den medarbejder du ønsker at tildele klienten.
Hvis du ikke ønsker at gøre dette manuelt, kan det også gøres gennem Online Booking. Du gør dette ved at gøre dine medarbejderes kalendere tilgængelige for klienter. Dette gøres under Indstillinger > Online Booking > Ledige tider. Her vil du kunne se og vælge imellem alle oprettede kalendere. Hvis du gør en kalender tilgængelig, vil klienter kunne booke direkte i din medarbejders kalender. På denne måde vil de automatisk blive tilskrevet den givne medarbejder.
Hvordan kan jeg deaktivere/slette en medarbejder?
Medarbejderappen indeholder også en funktion, der giver sig som bruger mulighed for at deaktivere medarbejdere og forhindre dem i at logge ind. Der er en deaktiveringsknap, der findes, når man redigerer en medarbejder (Indstillinger > Medarbejdere > Tryk på den relevante medarbejder).
Når man klikker på den, bliver medarbejderen straks logget ud af systemet og kan ikke logge ind, før han/hun bliver aktiveret igen. Knappen ovenfor vil da hedde Aktivere. Ingen af medarbejderens data slettes, når vedkommende deaktiveres. Der bliver heller ikke opkrævet abonnement for deaktiverede medarbejdere.
Obs: Deaktivering anbefales, hvis du ikke vil betale for en medarbejder længere, men stadig vil have medarbejderkontoen i systemet. Du kan også slette medarbejderen via Slet-knappen. Dette sletter medarbejderen, men bibeholder medarbejderens kalender og de aftaler der er i den.
Hvordan får mine medarbejdere notifikationer om nye bookinger?
Hvis du vil opsætte notifikationer ved nye bookinger til dine medarbejdere, kan dette gøres under Indstillinger > E-mail og SMS > Klientaftaler. Læs mere om dette i vores guide til E-mail og SMS - Klientaftaler.
Vi håber, at denne artikel kan hjælpe dig og dine medarbejdere godt i gang!