Hvad er e-conomic?
E-conomic er et af Danmarks førende regnskabsprogrammer. For at kunne integrere e-conomic med andre systemer, skal du have deres plus-pakke. Denne pakke indeholder en række funktioner, der kan automatisere din bogføring og administration.
Opsætning af e-conomic
Trin 1: Aktivering
Inden du går i gang: Du skal allerede have en bruger hos e-conomic og være logget ind på denne. Derefter kan du aktivere integrationen i vores system.
Hvis du ikke er logget ind, vil du først skulle logge ind på e-conomic og så genstarte processen i Terapeut Booking.
Gå til Apps i vores system og klik på Aktiver ud for e-conomic, for at komme i gang.
Trin 2: Giv tilladelse
Du bliver sendt videre til e-conomics side for at give tilladelse til, at data kan overføres.
Sørg for, at du er logget ind med den korrekte bruger. Hvis ikke, kan du klikke på Skift bruger.
Klik på Tilføj app.
Trin 3: Synkronisering af klienter
Nu skal du synkronisere dine klienter med dataen i e-conomic.
Kundegruppe: Vælg den kundegruppe, du vil synkronisere med. Den er som standard sat til Diverse.
Ikke-matchet klient: Hvis en klient ikke findes i e-conomic, kan du enten matche den med en eksisterende klient via dropdown-menuen eller få integrationen til at oprette en ny klient i e-conomic.
Matchet klient: Systemet vil automatisk foreslå et match, hvis det finder en eksisterende klient i e-conomic. Du kan vælge at ændre dette match eller få integrationen til at oprette en ny klient i stedet.
Bemærk: Hvis du lige har oprettet din e-conomic bruger, så er der ikke noget at matche, og e-conomic vil i stedet blot oprette dine klienter i systemet.
Trin 4: Synkronisering af ydelser
Herefter skal du matche dine ydelser. Processen minder meget om synkronisering af klienter.
Systemet vil lede efter ydelser, der allerede er oprettet i e-conomic, og matche dem.
Hvis der ikke findes et match, oprettes nye ydelser, kaldet varer, i e-conomic.
Du kan her også bestemme momsen for dine varer. Dette dækker vi i afsnittet nedenfor.
Når ydelserne er matchet, er integrationen aktiveret.
Momstyper i e-conomic
Ydelsesgrupper er delt op i to forskellige kategorier. Den ene er ydelsesgruppe med moms og den anden er ydelsesgruppe uden moms. Hertil har du de to kategorier der hedder Ydelse u. moms og Ydelse m. moms.
Ydelsesgruppe med/uden moms
Ydelsesgrupperne søger efter en Varegruppe i e-conomic. Disse kan findes under Salg > Varer > Varegrupper i e-conomic. Her skulle der gerne være oprettet fire varegrupper som udgangspunkt:
Integrationen vælger som udgangspunkt Varer m/moms og Varer u/moms, hvor momskoderne gerne skulle være angivet korrekt. Ydelsesgruppen en ydelse er grupperet i, styrer hvilken moms der er på ydelsen.
Her er ydelsesgruppen fremhævet, hvor du kan se ydelserne Opfølgende konsultation og Ydelse u. moms er i ydelsesgruppe 2, hvilket altså er Varer u/moms fra ovenstående skærmbillede.
Bemærk: Det er kun muligt at vælge to forskellige ydelsesgrupper til dine ydelser, det er desværre ikke muligt at bruge mere end dette.
For at indstille moms korrekt dine ydelser skal du altså vælge den ydelsesgruppe der svarer til med eller uden moms. Når du så angiver om dine ydelser i systemet er med eller uden moms, så vil den automatisk registere det.
Ydelse u./m. moms
For de to valgmuligeder Ydelse u. moms og Ydelse m. moms kigger vi på alt der ikke er kategoriseret som en ydelse i systemet. Det gælder bl.a. Klippekort, Events, Gavekort, Online kurser og Varer.
Her har vi ikke mulighed for at justere det i lige så høj en grad. Der vil i dette tilfælde skulle matches med en vare i e-conomic, der i aktiveringen af integrationen automatisk vil blive oprettet som enten Ydelse u. moms eller Ydelse m. moms, hvis ikke der gøres andet. Integrationen vil vælge disse varers momsindstillinger til at bestemme momsen.
Indstillinger for e-conomic
Når du har aktiveret integrationen, får du mulighed for at justere dine indstillinger for e-conomic under Indstilinger > e-conomic. Her finder du momsindstillingerne under Ydelsesgrupper og Ydelser, så finder du desuden Beholdning, Betalingsbetingelser, Layout, Kundegruppe, Overførsel af CPR-nummer og Bogføring af betalinger. Nedenstående vil vi gå igennem de forskellige indstillinger:
Beholdning
Beholdningen giver dig mulighed for at vælge de e-conomic konti fra din kontoplan, som er modkonti, når dine klientindbetalinger bogføres. Som standard vil alt komme ind på din bankkonto, men dette kan justeres i dropdownmenuen.
Tip: Når du har åbnet en dropdownmenu, så kan du trykke på en knap på dit tastatur, f.eks. 'S', og så vil den automatisk hoppe til de konti der starter med 'S'. Dette er smart, når man skal navigere i en større dropdownmenu.
Hvis du mangler en konto, så skal denne oprettes i e-conomic under Indstillinger > Alle indstillinger > Regnskab > Kontoplan.
Betalingsbetingelser
Det er muligt at angive, hvilken betalingsbetingelse, som du skal bruge som standard. Disse betalingsbetingelser hentes fra listen under Indstillinger > Alle indstillinger > Kategorier og enheder > Betalingsbetingelser i e-conomic. Som udgangspunkt vil der allerede være oprettet nogle stykker, men du kan altid tilføje flere i e-conomic.
Layout
Når du aktiverer integrationen, så vil dine faktura fremover bruge e-conomics fakturalayout. Du vil fortsat se det som systemets layout, indtil du sender fakturaen til klienten. Hvis du vil se, hvordan det ser ud, kan du også downloade fakturaen som PDF, hvor den ligeledes vil hente e-conomics fakturalayout.
For at ændre eller oprette et nyt fakturalayout skal du inde i e-conomic gå til Salg > Opsætning > Design og layout, hvor du kan oprette en ny skabelonsamling eller redigere de eksisterende.
Kundegruppe
Ligesom dine ydelser, så vil dine klienter også kunne være i forskellige kundegrupper. I integrationen er det kun muligt at vælge 1, hvor nye kunder oprettes. Så vælg gerne den kundegruppe, der passer bedst til flest mulige af dine klienter. Du kan tilføje eller redigere kundegrupper i e-conomic under Salg > Kunder > Kundegrupper.
Hvis du vil ændre en klients kundegruppe, kan du gøre det under Salg > Kunder > Kunder, hvor du kan redigere en klient/kunde.
Overførsel af CPR-nummer
Nogle gange skal forsikringsselskaber bruge CPR-nummer på fakturaen. Det kan du indstille med denne knap. Det er vigtig at bemærke, at dette gælder for den færdige faktura, ligesom layoutet der hentes. Vi anbefaler, at du også tilpasser det under Indstillinger > Faktura i systemet, så det hele stemmer overens.
Bogføring af betalinger
Her kan du vælge, hvilken kassekladde dine e-conomic betalinger skal bogføres under. Du kan tilføje eller redigere kassekladder i e-conomic under Indstillinger > Alle indstillinger > Regnskab > Kassekladder. Du kan i e-conomic også angive om de skal godkendes først på de respektive kassekladder.
Du kan også angive, om Bogføring af betalinger skal ske automatisk. Her kan du vælge om betalinger skal bogføres automatisk i e-conomic, eller om du vil beholde dem i den kassekladden du har valgt ovenfor. Hvis du ikke bogfører betalingerne automatisk skal du selv sørge for at gå til kassekladden i e-conomic og bogføre dem manuelt.
Videoguide til opsætning af e-conomic
Til slut har vi en videoguide der også kan hjælpe dig med opsætningen af e-conomic:
For mere info om e-conomic, kan vi anbefale e-conomics hjælpecenter, e-copedia.
Tip: Hvis du også anvender vores online betalingsløsning EasyPay, så vil du kunne kombinere EasyPays funktion til automatisk at oprette faktura ved booking med e-conomics automatiske bogføring. Dine faktura bliver altså både oprettet og bogført automatisk ved betaling.
FAQ
Hvordan synkroniseres events til e-conomic?
Hvordan synkroniseres events til e-conomic?
Når du opretter fakturaer til events, synkroniseres disse til e-conomic som "ikke-matchet ydelse".
Afhængigt af, om fakturaen er oprettet med eller uden moms på ordrelinjen, så vil eventet oprettes som "ikke-matchet ydelse" med eller uden moms. Eventet vil altså blive oprettet som en af nedenstående ydelser, du har valgt inde i dine Indstillinger > e-conomic:
🤗 Vi håber, at denne hjælpeartikel har hjulpet dig. Hvis du stadig har spørgsmål eller mangler svar på noget, er du altid velkommen til at kontakte os.
💡 Din feedback er vigtig for os! Du kan hjælpe os med at gøre vores hjælpeartikler endnu bedre ved at give os din feedback nederst i hjælpeartiklen, eller skrive forbedringsforslag til os.