En af vores meget populære tilvalg er vores integration til regnskabsprogrammet e-conomic. Denne hjælpeside vil trin for trin guide til opsætning af e-conomic i vores system, og vil også blive fulgt af en videointroduktion, der viser dette.
E-conomic er et af de førende regnskabsprogrammer i Danmark. For at kunne integrere andre systemer med e-conomic, kræver det e-conomics plus-pakke. Deres plus-pakke indeholder en masse forskellige funktioner. Det er et regnskabssystem, der stort set kan sætte automatik på administrationen af ens bogføring.
Opsætning af e-conomic
For at du skal kunne integrere e-conomic med systemet, skal du allerede have en bruger hos e-conomic. Når du har oprettet dig, er du klar til at gå ind under Apps i vores system, og klikke Aktiver ved e-conomic:
Dette vil føre dig til første trin, som giver dig en introduktion:
Efter du har trykket Næste, bliver du ført til e-conomics side, hvor du skal give tilladelse til at data må overføres i integrationen:
Hvis du har flere brugere, skal du først sikre dig, at det er den korrekte bruger du er logget ind på i e-conomic. Hvis ikke, kan du trykke på Skift bruger (1). Når du har sikret dig, at det er den korrekte bruger, så kan du trykke på Tilføj app.
Bemærk: Hvis du ikke er logget ind, vil du først skulle logge ind på e-conomic og så genstarte processen i Terapeut Booking.
Synkronisering af klienter
Du skal nu til at synkronisere dine klienter med den data du allerede har på din e-conomic bruger:
Her kan du se følgende 3 punkter, Kunde:
Kundegruppe (1):
Har du en bestemt kundegruppe, som du gerne vil synkronisere, så kan du vælge den her. Den vil som standard stå på Diverse.
Ikke-matchet klient (2):
Hvis klienten endnu ikke eksisterer i e-conomic, vil der ikke være en matchet klient foreslået. Du kan ændre dette ved at trykke på feltet, som så åbner en dropdownmenu. Vælg her, hvilken klient der skal matches med. Hvis ikke du vælger en klient, så oprettes der en ny klient i e-conomic.
Matchet klient (3):
Hvis systemet finder et klientmatch i e-conomic, så vil den foreslå dette og koble klienten i systemet sammen med klienten i e-conomic. Du kan her også vælge at ændre, hvilken klient der skal være matchet eller at der skal oprettes en ny klient i stedet.
Bemærk: Hvis du lige har oprettet din e-conomic bruger, så er der ikke noget at matche, og e-conomic vil i stedet blot oprette dine klienter i systemet.
Synkronisering af ydelser
Når du har synkroniseret dine klienter, skal du matche dine ydelser. Her får du følgende overblik:
Som du kan se, minder dette meget om synkroniseringen af klienterne. De nederste felter er dine ydelser der skal matches. Her vil den også lede efter allerede oprettede ydelser først, og ellers oprette nye ydelser, som kaldes varer, i e-conomic. De øverste fire felter bestemmer momsen for dine varer. Dette vil vi dykke ned i, i nedenstående afsnit.
Efter ydelserne er blevet matchet, vil integrationen være aktiveret.
Momstyper i e-conomic
Ydelsesgrupper er delt op i to forskellige kategorier. Den ene er ydelsesgruppe med moms og den anden er ydelsesgruppe uden moms. Hertil har du de to kategorier der hedder Ydelse u. moms og Ydelse m. moms.
Ydelsesgruppe med/uden moms
Ydelsesgrupperne søger efter en Varegruppe i e-conomic. Disse kan findes under Salg > Varer > Varegrupper i e-conomic. Her skulle der gerne være oprettet fire varegrupper som udgangspunkt:
Integrationen vælger som udgangspunkt Varer m/moms og Varer u/moms, hvor momskoderne gerne skulle være angivet korrekt. Ydelsesgruppen en ydelse er grupperet i, styrer hvilken moms der er på ydelsen.
Her er ydelsesgruppen fremhævet, hvor du kan se ydelserne Opfølgende konsultation og Ydelse u. moms er i ydelsesgruppe 2, hvilket altså er Varer u/moms fra ovenstående skærmbillede.
Bemærk: Det er kun muligt at vælge to forskellige ydelsesgrupper til dine ydelser, det er desværre ikke muligt at bruge mere end dette.
For at indstille moms korrekt dine ydelser skal du altså vælge den ydelsesgruppe der svarer til med eller uden moms. Når du så angiver om dine ydelser i systemet er med eller uden moms, så vil den automatisk registere det.
Ydelse u./m. moms
For de to valgmuligeder Ydelse u. moms og Ydelse m. moms kigger vi på alt der ikke er kategoriseret som en ydelse i systemet. Det gælder bl.a. Klippekort, Events, Gavekort, Online kurser og Varer.
Her har vi ikke mulighed for at justere det i lige så høj en grad. Der vil i dette tilfælde skulle matches med en vare i e-conomic, der i aktiveringen af integrationen automatisk vil blive oprettet som enten Ydelse u. moms eller Ydelse m. moms, hvis ikke der gøres andet. Integrationen vil vælge disse varers momsindstillinger til at bestemme momsen.
Indstillinger for e-conomic
Når du har aktiveret integrationen, får du mulighed for at justere dine indstillinger for e-conomic under Indstilinger > e-conomic. Her finder du momsindstillingerne under Ydelsesgrupper og Ydelser, så finder du desuden Beholdning, Betalingsbetingelser, Layout, Kundegruppe, Overførsel af CPR-nummer og Bogføring af betalinger. Nedenstående vil vi gå igennem de forskellige indstillinger:
Beholdning
Beholdningen giver dig mulighed for at vælge de e-conomic konti fra din kontoplan, som er modkonti, når dine klientindbetalinger bogføres. Som standard vil alt komme ind på din bankkonto, men dette kan justeres i dropdownmenuen.
Tip: Når du har åbnet en dropdownmenu, så kan du trykke på en knap på dit tastatur, f.eks. 'S', og så vil den automatisk hoppe til de konti der starter med 'S'. Dette er smart, når man skal navigere i en større dropdownmenu.
Hvis du mangler en konto, så skal denne oprettes i e-conomic under Indstillinger > Alle indstillinger > Regnskab > Kontoplan.
Betalingsbetingelser
Det er muligt at angive, hvilken betalingsbetingelse, som du skal bruge som standard. Disse betalingsbetingelser hentes fra listen under Indstillinger > Alle indstillinger > Kategorier og enheder > Betalingsbetingelser i e-conomic. Som udgangspunkt vil der allerede være oprettet nogle stykker, men du kan altid tilføje flere i e-conomic.
Layout
Når du aktiverer integrationen, så vil dine faktura fremover bruge e-conomics fakturalayout. Du vil fortsat se det som systemets layout, indtil du sender fakturaen til klienten. Hvis du vil se, hvordan det ser ud, kan du også downloade fakturaen som PDF, hvor den ligeledes vil hente e-conomics fakturalayout.
For at ændre eller oprette et nyt fakturalayout skal du inde i e-conomic gå til Salg > Opsætning > Design og layout, hvor du kan oprette en ny skabelonsamling eller redigere de eksisterende.
Kundegruppe
Ligesom dine ydelser, så vil dine klienter også kunne være i forskellige kundegrupper. I integrationen er det kun muligt at vælge 1, hvor nye kunder oprettes. Så vælg gerne den kundegruppe, der passer bedst til flest mulige af dine klienter. Du kan tilføje eller redigere kundegrupper i e-conomic under Salg > Kunder > Kundegrupper.
Hvis du vil ændre en klients kundegruppe, kan du gøre det under Salg > Kunder > Kunder, hvor du kan redigere en klient/kunde.
Overførsel af CPR-nummer
Nogle gange skal forsikringsselskaber bruge CPR-nummer på fakturaen. Det kan du indstille med denne knap. Det er vigtig at bemærke, at dette gælder for den færdige faktura, ligesom layoutet der hentes. Vi anbefaler, at du også tilpasser det under Indstillinger > Faktura i systemet, så det hele stemmer overens.
Bogføring af betalinger
Her kan du vælge, hvilken kassekladde dine e-conomic betalinger skal bogføres under. Du kan tilføje eller redigere kassekladder i e-conomic under Indstillinger > Alle indstillinger > Regnskab > Kassekladder. Du kan i e-conomic også angive om de skal godkendes først på de respektive kassekladder.
Du kan også angive, om Bogføring af betalinger skal ske automatisk. Her kan du vælge om betalinger skal bogføres automatisk i e-conomic, eller om du vil beholde dem i den kassekladden du har valgt ovenfor. Hvis du ikke bogfører betalingerne automatisk skal du selv sørge for at gå til kassekladden i e-conomic og bogføre dem manuelt.
Videoguide til opsætning af e-conomic
Til slut har vi en videoguide der også kan hjælpe dig med opsætningen af e-conomic:
Vi håber, at denne guide hjælper dig med at få sat dit e-conomic system op, så det hele kører automatisk. For mere info om e-conomic, kan vi anbefale e-conomics hjælpecenter, e-copedia.
Tip: Hvis du også anvender vores online betalingsløsning EasyPay, så vil du kunne kombinere EasyPays funktion til automatisk at oprette faktura ved booking med e-conomics automatiske bogføring. Dine faktura bliver altså både oprettet og bogført automatisk ved betaling.